Een terugkerende factuur aanmaken

Stel een abonnement in zodat TRONVoice automatisch facturen voor een klant aanmaakt op een vast schema.

Een abonnement is een terugkerend factuursjabloon dat aan een klant is gekoppeld. Je legt de factuurregels en een factuurschema één keer vast, en TRONVoice maakt een nieuwe factuur aan telkens als het schema verschuldigd raakt.

Een abonnement aanmaken

Ga naar Abonnementen in de hoofdnavigatie en klik op Nieuw abonnement. Je kunt er ook een starten vanaf een klantkaart, waarbij de klant en administratie alvast worden geselecteerd.

1. Kies de administratie en klant

   Kies de administratie waar het abonnement bij hoort, en daarna de klant. Alleen actieve klanten in die administratie staan in de lijst.

   Als je een klant kiest, past TRONVoice automatisch de btw-situatie toe: btw verlegd voor klanten in de EU, btw vrijgesteld voor klanten buiten de EU, of anders het standaard btw-percentage van de klant.

   Heeft je organisatie maar één administratie, dan wordt die voor je geselecteerd.

2. Stel de basisgegevens in

   Veld	Toelichting
   Naam	Interne naam voor het abonnement, bijvoorbeeld Maandelijkse hosting. Verplicht.
   Referentie	Optionele referentie die op de gegenereerde facturen staat.
   Facturatie periode	Optioneel vrij tekstlabel, zoals December 2024.
   Notities	Optionele interne notities.

3. Kies het factuurinterval

   Het interval bestaat uit twee delen: een intervaltype en een intervalwaarde. De waarde vermenigvuldigt het type. Zet de waarde op 2 met type Week voor een factuur elke twee weken.

   Intervaltype	Eén factuur per…
   Dag	dag
   Week	week
   Maand	maand
   Kwartaal	drie maanden
   Jaar	jaar
   2 Jaar	twee jaar

   De intervalwaarde kan elk heel getal van 1 tot en met 99 zijn.

4. Stel de datums in

   Veld	Toelichting
   Startdatum	Wanneer het abonnement begint. Standaard vandaag.
   Volgende factuurdatum	De datum waarop de eerste factuur wordt aangemaakt. Standaard vandaag.
   Einddatum	Optioneel. Laat leeg voor een abonnement zonder einddatum. Moet na de startdatum liggen.

5. Voeg factuurregels toe

   Voeg een of meer regels toe die op elke gegenereerde factuur verschijnen. Elke regel kun je handmatig invoeren of vullen vanuit een product in je catalogus. Per regel stel je in:

   • Omschrijving
   • Aantal en Eenheid
   • Eenheidsprijs
   • Btw: per regel een percentage, verlegd of vrijgesteld
   • Korting: een percentage korting op die regel
   • Locatiegroep: om regels onder een kopregel te groeperen

   Je kunt ook notitieregels toevoegen: tekstregels zonder prijs. Regels kun je verslepen om de volgorde te wijzigen.

   Regelomschrijvingen ondersteunen datumvariabelen. Bij het genereren van een factuur worden plaatshouders vervangen door de huidige periode, handig voor omschrijvingen zoals “Hosting [maand] [jaar]”.

6. Stel een algehele korting in (optioneel)

   Vul een kortingspercentage in dat wordt toegepast op het subtotaal van elke gegenereerde factuur, bovenop eventuele kortingen per regel.

7. Stel de verzendopties in

   Optie	Beschrijving
   Actief	Inactieve abonnementen maken nooit facturen aan. Standaard aan.
   Auto verzenden	Mail de gegenereerde factuur automatisch. Standaard uit.
   Verzend naar admin	Stuur een kopie naar het e-mailadres van je eigen administratie.
   Verzend naar klant	Stuur de factuur naar het e-mailadres van de klant.

   Staat automatisch verzenden uit, dan worden gegenereerde facturen als concept opgeslagen, zodat je ze kunt controleren en handmatig versturen.

8. Sla het abonnement op

   Klik op Opslaan. Het abonnement opent zijn detailpagina en maakt op de ingestelde eerste factuurdatum de eerste factuur aan.

Hoe facturen worden gegenereerd

Wanneer de eerste factuurdatum van een abonnement vandaag of in het verleden ligt, is het abonnement verschuldigd. Een factuur genereren, automatisch, handmatig of in bulk, doet het volgende:

1. Maakt een factuur aan in de administratie van het abonnement voor de bijbehorende klant, kopieert alle abonnementsregels en vervangt eventuele datumvariabelen in de omschrijvingen.
2. Zet de factuurdatum op vandaag en de vervaldatum op basis van de betaaltermijn van de administratie.
3. Schuift de volgende factuurdatum van het abonnement één interval op, zodat de volgende periode automatisch klaarstaat.

Of de factuur wordt verstuurd of als concept wordt opgeslagen, hangt af van Auto verzenden:

• Auto verzenden aan: als je account voldoende credits heeft, krijgt de factuur een echt factuurnummer, wordt die gemaild naar de gekozen ontvangers en worden er credits afgeschreven.
• Auto verzenden uit: de factuur wordt aangemaakt als concept met een conceptnummer, zodat je hem zelf verstuurt.

Is vandaag een dag die voor de klant is uitgesloten van facturatie, dan wordt automatisch verzenden overgeslagen en wordt de factuur in plaats daarvan als concept aangemaakt. Hetzelfde gebeurt als je account te weinig credits heeft.

Zie Terugkerende facturen beheren voor het op aanvraag genereren van facturen, pauzeren en bulkacties.