Terugkerende facturen beheren

Abonnementen activeren of pauzeren, facturen op aanvraag genereren, alle verschuldigde facturen genereren, een abonnement bewerken en bulkacties gebruiken.

Nadat een abonnement is ingesteld, beheer je het vanaf de detailpagina of de abonnementenlijst. Deze pagina behandelt alles wat je doet zodra een terugkerende factuur loopt.

Activeren en pauzeren

Een abonnement maakt alleen facturen aan zolang het actief is. Pauzeer je er een, dan stopt alle generatie. De volgende factuurdatum schuift niet op zolang het abonnement inactief is.

Om de status te wijzigen open je het abonnement en gebruik je de schakelaar Actief, of je selecteert het in de abonnementenlijst en gebruikt de bulkactie Activeren of Deactiveren.

Hervat je een gepauzeerd abonnement, controleer dan de volgende factuurdatum. Ligt die datum al in het verleden, dan is het abonnement meteen verschuldigd en wordt er bij de volgende verwerking een factuur aangemaakt.

Een factuur handmatig genereren

Om meteen een factuur uit één abonnement te genereren, ongeacht de volgende factuurdatum:

1. Open het abonnement

   Ga naar Abonnementen en open het abonnement dat je wilt factureren. Het moet actief zijn en minstens één regel met een prijs hebben (notitieregels alleen zijn niet genoeg).

2. Genereer de factuur

   Klik op Genereer factuur (Genereer factuur). TRONVoice maakt de factuur aan, kopieert de regels met de datumvariabelen vervangen en schuift de volgende factuurdatum één interval op.

3. Verzonden of concept

   Staat Auto verzenden aan en heb je credits, dan wordt de factuur gemaild naar de ontvangers die je hebt ingesteld. Anders wordt die opgeslagen als concept, zodat je hem handmatig verstuurt.

Stond automatisch verzenden aan maar werd de factuur toch als concept opgeslagen, dan zie je de reden. Meestal is dat te weinig credits of een dag die voor de klant is uitgesloten van facturatie.

Alle verschuldigde facturen genereren

Om in één keer elk abonnement te verwerken dat zijn schema heeft bereikt, gebruik je Genereer verschuldigde facturen vanuit de abonnementenlijst.

Dit zoekt alle actieve abonnementen waarvan de volgende factuurdatum op of vóór vandaag ligt (en waarvan de einddatum nog niet is verstreken), en genereert voor elk een factuur. Abonnementen zonder regels met een prijs worden overgeslagen en gemeld.

Na afloop laat een samenvatting zien hoeveel facturen zijn gegenereerd, hoeveel zijn gemaild en hoeveel als concept zijn opgeslagen vanwege te weinig credits.

Voer Genereer verschuldigde facturen uit aan het begin van elke factuurperiode om in één actie alles bij te werken wat verschuldigd is.

Bulkacties

Selecteer in de abonnementenlijst een of meer abonnementen om een bulkactie toe te passen:

Activeren

Hervat meerdere gepauzeerde abonnementen tegelijk.

Deactiveren

Pauzeer meerdere actieve abonnementen tegelijk.

Facturen genereren

Genereer een factuur voor elk geselecteerd actief abonnement, ongeacht de vervaldatum. Abonnementen zonder regels met een prijs worden overgeslagen.

Verwijderen

Verwijder de geselecteerde abonnementen.

Een abonnement verwijderen zorgt ervoor dat het geen facturen meer aanmaakt. Facturen die er al uit zijn gegenereerd, blijven bewaard en blijven aan het abonnement gekoppeld.

Een abonnement bewerken

Open een abonnement en klik op Bewerken om elke instelling te wijzigen: naam, referentie, klant, factuurinterval, datums, factuurregels, korting en de opties voor actief en verzenden.

Wijzigingen gelden alleen voor toekomstige facturen. Facturen die al zijn gegenereerd, blijven ongewijzigd, omdat elke factuur zijn eigen kopie van de regels en totalen bewaart vanaf het moment dat die werd aangemaakt.

Het wijzigen van de volgende factuurdatum verandert wanneer het abonnement de volgende keer verschuldigd is. Zet je die op een datum in het verleden, dan is het abonnement meteen verschuldigd.

Gegenereerde facturen bekijken

Elke factuur die uit een abonnement ontstaat, blijft eraan gekoppeld. Open een abonnement en zoek het onderdeel Recente facturen om de meest recente facturen te zien, elk met een directe link.

Gegenereerde facturen dragen een notitie die het abonnement identificeert waar ze uit komen, zodat je een factuur altijd kunt herleiden naar de bron.