Ritten vastleggen

Leg je zakelijke en privéritten vast in TRONVoice: registreer een rit, classificeer hem, hergebruik favoriete routes, kopieer eerdere ritten en exporteer je rittenadministratie voor de belasting.

Een rit is een enkele verplaatsing op een bepaalde datum, van een vertrekadres naar een aankomstadres. Door je ritten vast te leggen bouw je de kilometeradministratie op die je nodig hebt om je zakelijke kilometers te onderbouwen bij de Belastingdienst.

Je beheert ritten onder Rittenregistratie.

Een rit vastleggen

1. Open het rittenformulier

   Ga naar Rittenregistratie en klik op Nieuwe rit.

2. Selecteer een voertuig

   Kies het voertuig voor de rit. Heb je maar één actief voertuig, dan wordt het automatisch geselecteerd. Het formulier past zich aan op of het voertuig zakelijk of privé is.

3. Stel de datum in

   Voer de datum van de rit in. De datum mag niet in de toekomst liggen.

4. Voer de route in

   Vul het vertrekadres en het aankomstadres in. Optioneel voeg je een route-omschrijving toe met extra details over de verplaatsing.

5. Leg de afstand vast

   Hoe je de afstand vastlegt, hangt af van het voertuig:

   • Zakelijk voertuig: voer de kilometerstand begin en de kilometerstand eind in. TRONVoice berekent de gereden afstand, en de eindstand moet hoger zijn dan de beginstand. De laatst bekende kilometerstand is vooraf ingevuld.
   • Privévoertuig: voer de gereden kilometers direct in.
6. Classificeer de rit

   Stel het rittype in op zakelijk of privé. Zie Zakelijke versus privéritten.

7. Voeg doel en klant toe (optioneel)

   Koppel de rit eventueel aan een klant en voeg een doelomschrijving toe, bijvoorbeeld de reden van het bezoek. Zo is je rittenadministratie makkelijker te verifiëren.

8. Sla de rit op

   Klik op Opslaan. De rit wordt aan je registratie toegevoegd en bij zakelijke voertuigen wordt de kilometerstand van het voertuig bijgewerkt.

Zakelijke versus privéritten

Elke rit moet geclassificeerd worden, want alleen zakelijke kilometers tellen mee voor je kilometeradministratie:

Rittype	Wat het betekent
Zakelijk	Een verplaatsing voor je bedrijf. Telt als zakelijke kilometers.
Privé	Een persoonlijke verplaatsing. Vastgelegd voor de volledigheid, maar telt niet als zakelijke kilometers.

Privé-omweg op een zakelijke rit

Een zakelijke rit kan een privé-omweg bevatten. Als een rit als zakelijk is geclassificeerd, kun je de privé-omweg km invoeren, het deel van de rit dat persoonlijk was. TRONVoice trekt de omweg af van de totale afstand, zodat de zakelijke kilometers voor die rit alleen het werkgerelateerde deel weergeven.

Favoriete routes

Rijd je regelmatig dezelfde verplaatsing, sla die dan op als favoriete route, zodat je niet elke keer de adressen opnieuw hoeft te typen.

Een favoriete route bewaart het vertrek- en aankomstadres, de afstand, het rittype, een optionele klant en een route-omschrijving. Je beheert ze onder Rittenregistratie → Favoriete routes.

Een favoriete route opslaan

Er zijn twee manieren om er een aan te maken:

• Vanuit het rittenformulier: zet tijdens het vastleggen van een rit Opslaan als favoriet aan en geef de route een naam. De route wordt gemaakt op basis van de ritgegevens als je opslaat.
• Direct: ga naar Rittenregistratie → Favoriete routes en klik op Nieuwe route om er een vanaf nul toe te voegen.

Een rit aanmaken vanuit een favoriete route

Kies in de lijst met favoriete routes Rit aanmaken bij een route. TRONVoice opent het rittenformulier met de adressen, afstand, het rittype en de klant al ingevuld. Je hoeft alleen de datum en kilometerstand te bevestigen en op te slaan.

TRONVoice houdt een gebruiksteller bij op elke favoriete route en toont je meest gebruikte routes als eerste, zodat de verplaatsingen die je het vaakst rijdt altijd bovenaan de lijst staan.

Een rit kopiëren

Wil je een rit vastleggen die lijkt op een rit die je al hebt vastgelegd, open dan de rit die je wilt hergebruiken en kies Kopiëren. TRONVoice opent het rittenformulier vooraf ingevuld met de gegevens van die rit, inclusief het voertuig en de laatste kilometerstand, zodat je alleen aanpast wat anders is en opslaat.

Dit is handig voor terugritten of terugkerende bezoeken die niet vaak genoeg voorkomen om als favoriete route op te slaan.

Ritten filteren en bekijken

De rittenlijst toont al je vastgelegde ritten en kan worden gefilterd op:

• Zoeken: vertrekadres, aankomstadres, doel of kenteken.
• Voertuig, rittype en klant.
• Datumbereik, met snelkeuzes voor deze maand, vorige maand, dit kwartaal en dit jaar.

De lijst toont ook lopende totalen voor het huidige filter: totaal kilometers, zakelijke kilometers, privékilometers en de berekende vergoeding van €0,23 per kilometer voor zakelijke ritten met een privévoertuig.

Je rittenadministratie exporteren

Voor je belastingadministratie of je boekhouder kun je de volledige rittenadministratie exporteren als spreadsheet.

1. Open de exportpagina

   Ga naar Rittenregistratie → Exporteren.

2. Stel de filters in

   Kies eventueel een startdatum en einddatum om de export tot een periode te beperken, en eventueel een specifiek voertuig. Laat de filters leeg om alles te exporteren.

3. Download het bestand

   Klik op Downloaden. TRONVoice maakt een Excelbestand (.xlsx) aan, vernoemd naar de gekozen periode en het voertuig, bijvoorbeeld rittenregistratie_2026-01-01_2026-03-31.xlsx.

Exporteer per kwartaal of per jaar, zodat het aansluit op de periodes waarmee je boekhouder werkt. De rittenadministratie is een controleerbaar document, dus regelmatig exporteren houdt je administratie klaar voor controle.