Urenregistratie

Registreer de uren van onderaannemers week voor week in TRONVoice. Leg uren vast in het wekelijkse rooster, keur ze goed en zet goedgekeurde uren automatisch om in facturen.

Met Urenregistratie leg je de uren vast die je onderaannemers hebben gewerkt, week voor week, in één wekelijks rooster. Zodra uren zijn goedgekeurd, kan TRONVoice ze automatisch omzetten in facturen.

Je vindt het onder Uren in de navigatie.

Urenregistratie is alleen beschikbaar als onderaannemers aanstaan voor je organisatie. Verschijnt het item Uren niet in je navigatie, dan is deze functie niet actief voor je account. Neem contact op met je beheerder.

Hoe het samenhangt met onderaannemers

Urenregistratie werkt met de klanten in je account die als onderaannemers zijn gemarkeerd. Elke onderaannemer verschijnt als rij in het wekelijkse rooster. Het uurtarief van een onderaannemer komt uit het record van die klant, dus het is voor je vooraf ingevuld en kan per week worden aangepast.

Onderaannemers kunnen optioneel worden ingedeeld in groepen. Gebruik je groepen, dan kun je het rooster filteren om één groep tegelijk te tonen. Dat is handig als je veel onderaannemers beheert.

Het wekelijkse rooster

Het rooster toont één week tegelijk, met een rij voor elke actieve onderaannemer. Per onderaannemer kun je vastleggen:

Veld	Toelichting
Aantal uren	Het aantal uren dat die week is gewerkt.
Uurtarief	Het tarief dat in rekening wordt gebracht. Vooraf ingevuld vanuit het record van de onderaannemer.
Locatie	De locatie of het project waar de uren betrekking op hebben.
Omschrijving	Een omschrijving van het werk, gebruikt op de resulterende factuurregel.
Notities	Interne notities voor je eigen referentie.

Het rooster toont een lopend totaal van uren en bedrag voor de zichtbare rijen, zodat je de weektotalen in één oogopslag ziet.

Tussen weken navigeren

Gebruik de knoppen vorige en volgende om tussen weken te wisselen, of spring direct terug naar de huidige week. Elke week wordt aangeduid met het jaar en het ISO-weeknummer, en het rooster toont het datumbereik dat de week beslaat.

Uren vastleggen

1. Open urenregistratie

   Ga naar Uren in de navigatie. Het rooster opent op de huidige week.

2. Selecteer de week

   Navigeer naar de week waarvoor je uren wilt registreren.

3. Voer de uren in

   Vul voor elke onderaannemer die heeft gewerkt de uren in, controleer het uurtarief en voeg waar relevant een locatie en omschrijving toe.

4. Sla het rooster op

   Klik op Alles opslaan. TRONVoice bewaart elke rij waarop uren zijn ingevuld. Lege rijen worden niet opgeslagen.

Maak je de uren leeg op een eerder opgeslagen rij en sla je opnieuw op, dan wordt die registratie verwijderd, zolang ze nog niet is gefactureerd.

De urenworkflow

Elke urenregistratie doorloopt drie statussen:

Status	Betekenis
Concept	De uren zijn ingevoerd en opgeslagen, maar nog niet goedgekeurd. Nog te bewerken.
Goedgekeurd	De uren zijn bevestigd en klaar om gefactureerd te worden.
Gefactureerd	Er is een factuur voor deze uren aangemaakt. De registratie is vergrendeld en kan niet meer worden gewijzigd.

1. Registreren en opslaan

   Voer de uren van de week in en sla ze op. Ze beginnen als Concept.

2. Keur de uren goed

   Zijn de uren correct, gebruik dan Alles goedkeuren om elke conceptregistratie van de week op Goedgekeurd te zetten.

3. Genereer facturen

   Gebruik Facturen genereren om voor elke goedgekeurde registratie een factuur aan te maken. De registratie wordt dan Gefactureerd.

Waar goedgekeurde uren voor worden gebruikt

Goedgekeurde uren vormen de basis voor facturen van onderaannemers. Als je facturen genereert vanuit het wekelijkse rooster, maakt TRONVoice één factuur per goedgekeurde registratie:

• De factuur wordt opgesteld van de onderaannemer aan jouw bedrijf (de hoofdaannemer).
• De factuurregel gebruikt de geregistreerde uren, het uurtarief en de omschrijving, met de locatie erachter waar er een is ingevuld.
• De regel gebruikt de btw-instelling van de onderaannemer, inclusief btw verlegd waar dat van toepassing is.
• De factuurreferentie legt de week en het jaar van de uren vast.

Gegenereerde facturen worden automatisch verstuurd. De registratie wordt gemarkeerd als Gefactureerd en gekoppeld aan de bijbehorende factuur.

Een onderaannemer kan factuurdagen hebben die op zijn klantrecord zijn uitgesloten. Genereer je op een uitgesloten dag facturen voor een onderaannemer, dan worden die registraties overgeslagen. Probeer het opnieuw op een toegestane dag.

Zodra een registratie Gefactureerd is, is ze vergrendeld. De uren, het tarief en de omschrijving kunnen niet meer worden bewerkt, zodat de registratie consistent blijft met de factuur die is opgesteld.