Een offerte aanmaken en versturen in TRONVoice

Stap voor stap een offerte maken in TRONVoice: een klant kiezen, regels toevoegen, een geldigheidsdatum instellen, een voorbeeld bekijken en versturen.

Je maakt een nieuwe offerte aan vanuit het onderdeel Offertes in de zijbalk. Elke nieuwe offerte begint als concept, zodat je rustig de tijd kunt nemen om alles op te bouwen voordat er iets naar een klant gaat.

Een offerte aanmaken

1. Kies een klant

   Open Offertes en klik op Nieuwe offerte. Zoek een bestaande klant of maak een nieuwe aan. De naam, het adres en de voorkeurstaal van de klant worden automatisch overgenomen.

2. Kies een sjabloon of begin met een lege offerte

   Heb je offertesjablonen ingesteld, dan kies je er een om de regels alvast in te vullen en een voorblad of bijlage-pdf toe te voegen. Zijn er geen sjablonen beschikbaar, dan begint de offerte met een lege regellijst.

   Sjablonen besparen tijd als je regelmatig vergelijkbaar werk offreert. Je beheert ze via Instellingen → Offertesjablonen.

3. Voeg regels toe

   Voeg een of meer regels toe aan je offerte. Per regel stel je in:

   • Omschrijving: wat je aanbiedt
   • Aantal en eenheid: bijvoorbeeld 10 uur of 1 stuk
   • Eenheidsprijs
   • Btw-tarief: per regel (standaard, verlegd of vrijgesteld)
   • Korting: een percentage korting op die regel

   Je kunt ook notitieregels toevoegen om verduidelijkende tekst tussen regels te plaatsen zonder de totalen te beïnvloeden.

   Wil je regels groeperen per locatie of projectfase, vul dan het veld Locatiegroep op een regel in. In de pdf verschijnt dan een kopregel voor elke unieke groep.

4. Stel de geldigheidsdatum in

   De datum Geldig tot bepaalt wanneer de acceptatielink van de klant verloopt. TRONVoice vult deze automatisch in op basis van de standaard geldigheidsperiode van je administratie, maar je kunt de datum per offerte aanpassen.

5. Voeg een referentie toe (optioneel)

   Vul een Referentie in als je klant een inkoopordernummer of interne referentie op het document nodig heeft.

6. Voeg bestanden toe (optioneel)

   Upload pdf-bijlagen om met de offerte mee te sturen. Je kiest of je ze samenvoegt tot één pdf of als losse bestanden meestuurt.

7. Stel gesplitst factureren in (optioneel)

   Wordt het project in fases gefactureerd, stel dan een schema voor gesplitst factureren in door de delen als percentages te bepalen. Nadat de klant heeft geaccepteerd, maak je per deel een aparte factuur.

8. Bekijk een voorbeeld en verstuur

   Klik op Pdf voorbeeld om precies te zien wat de klant ontvangt. Als je klaar bent:

   • Klik op Verzenden om de offerte meteen te mailen, of
   • Stel een Geplande verzenddatum in zodat TRONVoice de offerte automatisch op een toekomstig moment verstuurt.

   De e-mail wordt verstuurd in de voorkeurstaal van de klant, met de pdf als bijlage en een persoonlijke online acceptatielink.

Concept automatisch opslaan

TRONVoice slaat je concept automatisch op terwijl je werkt. Sluit je de pagina voordat je verstuurt, dan keer je later via de offertelijst terug naar de offerte en ga je verder waar je gebleven was.

Kortingen

Je past op twee niveaus korting toe:

• Regelniveau: een percentage korting op een enkele regel
• Offerteniveau: een algehele kortingspercentage op het subtotaal nadat alle regels zijn opgeteld

Beide kortingen verschijnen op de pdf en zijn verwerkt in de totalen.

Sjablonen

Met offertesjablonen leg je een set standaardregels, een voorblad-pdf en een bijlage-pdf vast die je in elke nieuwe offerte kunt laden. Sjablonen zijn binnen je administratie gedeeld.

Ga naar Instellingen → Offertesjablonen om sjablonen te beheren. Elk sjabloon kun je actief of inactief maken, en je kunt een sjabloon dupliceren om een variant te maken.

Een sjabloon toepassen op een nieuwe offerte kopieert de regels en bestanden van het sjabloon naar de offerte. Latere wijzigingen aan het sjabloon hebben geen invloed op offertes die al uit dat sjabloon zijn gemaakt.