Betalingen innen met SEPA-incasso

Stel SEPA-incasso in TRONVoice in: vraag machtigingen aan bij klanten, maak incassobatches aan en int factuurbedragen automatisch via Mollie.

Met SEPA-incasso (automatische incasso) int je factuurbedragen rechtstreeks van de bankrekening van een klant, zonder dat de klant elke keer iets hoeft te doen. De klant machtigt je één keer, en daarna kun je factuurbedragen in batches innen.

SEPA-incasso vereist dat je Mollie-account gekoppeld is en dat SEPA voor je administratie is ingesteld. Neem contact op met de beheerder van je account als deze functie niet beschikbaar is.

Het proces in het kort

1. Machtiging aanvragen: stuur de klant per e-mail een machtigingslink
2. Klant accepteert: de klant doet een kleine verificatiebetaling om zijn IBAN te bevestigen
3. Batch aanmaken: selecteer geschikte facturen en plan een incassodatum
4. Vooraankondiging versturen: TRONVoice informeert klanten minstens 14 dagen voor de incasso
5. Batch verwerken: TRONVoice dient de batch in bij Mollie voor de incasso

---

Stap 1: een machtiging aanvragen bij een klant

1. Open de klantgegevens

   Ga naar Klanten en open de klant die je voor automatische incasso wilt instellen.

2. Verstuur een machtigingsaanvraag

   Klik op Machtiging aanvragen. TRONVoice maakt een machtiging aan en stuurt de klant een e-mail met een link om de incasso te machtigen.

3. Klant machtigt de incasso

   De klant opent de link en ziet je bedrijfsnaam, logo en een korte uitleg. Hij klikt door naar Mollie, doet een kleine eenmalige verificatiebetaling om zijn bankrekening te bevestigen, en de machtiging wordt geregistreerd.

De machtigingslink is 48 uur geldig. Rondt de klant het niet op tijd af, dan kun je de aanvraag opnieuw versturen vanuit de klantgegevens.

Per klant mag er maar één openstaande machtigingsaanvraag tegelijk zijn. Is er al een openstaande aanvraag, annuleer die dan voordat je een nieuwe verstuurt.

Machtigingsstatussen

Status	Betekenis
In afwachting	Machtigingsaanvraag verstuurd; de klant heeft de machtiging nog niet afgerond
Actief	De machtiging is geldig; de klant kan in incassobatches worden opgenomen
Ingetrokken	De machtiging is ingetrokken; bij deze klant kan niet worden geïncasseerd totdat er weer een actieve machtiging is

---

Stap 2: een machtiging handmatig aanmaken (optioneel)

Heb je een papieren machtiging die de klant heeft ondertekend, dan kun je die handmatig registreren in plaats van een aanvraag per e-mail te versturen.

1. Open de klantgegevens

   Ga naar Klanten en open de betreffende klant.

2. Voeg een handmatige machtiging toe

   Klik op Handmatige machtiging aanmaken en vul in:

   • Naam van de rekeninghouder
   • IBAN
   • BIC (optioneel)
   • Datum van ondertekening
3. Sla de machtiging op

   De machtiging krijgt meteen de status Actief en de klant is klaar voor automatische incasso.

---

Stap 3: een incassobatch aanmaken

Zodra klanten een actieve machtiging hebben, kun je facturen innen door een batch aan te maken.

1. Ga naar Incassobatches

   Ga naar Betalingen → Incassobatches.

2. Maak een nieuwe batch aan

   Klik op Nieuwe batch en kies een incassodatum. De datum moet in de toekomst liggen, zodat er tijd is voor de verplichte vooraankondiging.

3. Bekijk de geschikte facturen

   TRONVoice toont alle openstaande facturen van klanten met een actieve machtiging. Voeg de facturen toe die je in deze batch wilt opnemen.

4. Verwijder regels indien nodig

   Je kunt losse regels uit de batch verwijderen zolang die nog Open is. Zodra een batch is vergrendeld, kunnen regels niet meer worden verwijderd.

Batches worden automatisch genummerd in het formaat BATCH-{jaar}-{volgnummer}, bijvoorbeeld BATCH-2025-001.

---

Verplichte vooraankondiging

De SEPA-regels schrijven voor dat klanten minstens 14 dagen voor een incasso geïnformeerd worden. TRONVoice regelt dit automatisch: er gaat een vooraankondiging per e-mail naar elke klant in de batch zodra de batch wordt ingediend.

Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat de wettelijke termijn van 14 dagen wordt gehaald voordat je de batch bij Mollie indient. Kies geen incassodatum die minder dan 14 dagen in de toekomst ligt.

---

Stap 4: de batch indienen en verwerken

Ben je tevreden met de inhoud van de batch, dien hem dan in voor verwerking. TRONVoice stuurt de betalingen naar Mollie, dat de incasso’s op de geplande datum start.

Na de incasso werkt TRONVoice elke factuur bij op basis van het resultaat:

• Geslaagd: de factuur wordt op betaald gezet
• Mislukt of teruggeboekt: de factuur blijft openstaan; je kunt de klant erop aanspreken

---

Machtigingen beheren

Een machtigingsaanvraag opnieuw versturen

Heeft de klant de machtiging niet op tijd afgerond? Ga naar de klantgegevens en klik op Aanvraag opnieuw versturen. De e-mail wordt opnieuw verstuurd met een nieuwe machtigingslink.

Een machtiging intrekken

Wil je de automatische incasso voor een klant stopzetten? Open de klantgegevens en klik op Machtiging intrekken. De machtigingsstatus verandert in Ingetrokken en de klant valt meteen buiten toekomstige batches.

Volgens de SEPA-regels mogen klanten een incasso binnen 8 weken na de transactiedatum betwisten. Wijs klanten op dit recht als je hun machtiging aanvraagt.