Ritten- en urenregistratie

Een overzicht van de registratietools van TRONVoice: leg zakelijke kilometers vast voor je kilometeradministratie, beheer voertuigen, sla favoriete routes op en registreer uren van onderaannemers.

Naast facturatie heeft TRONVoice een set registratietools waarmee je een nauwkeurige administratie bijhoudt voor de Belastingdienst. Gebruik ze om de kilometers die je rijdt vast te leggen, je voertuigen te beheren en, als onderaannemers aanstaan, gewerkte uren te registreren.

Je vindt deze functies onder Rittenregistratie in de zijbalk.

Waar rittenregistratie voor is

De Belastingdienst eist een volledige en controleerbare kilometeradministratie als je een voertuig zowel zakelijk als privé gebruikt. Bij auto’s van de zaak is een nauwkeurige rittenadministratie wat je in staat stelt de bijtelling te vermijden of te onderbouwen. Bij privéauto’s die zakelijk worden gebruikt, onderbouwt een rittenadministratie de vergoeding van €0,23 per kilometer die je mag opvoeren.

De rittenregistratie van TRONVoice houdt per rit de datum, de route, de afstand en de aard van de rit bij: zakelijk of privé. Je kunt de volledige administratie op elk moment exporteren als spreadsheet voor je boekhouder of voor je belastingadministratie.

De bouwstenen

Voertuigen

Registreer elk voertuig dat je rijdt. Een ingebouwde RDW-zoekopdracht vult merk, model en type in op basis van alleen het kenteken.

Ritten

Leg elke rit vast met route en afstand, classificeer hem als zakelijk of privé, en exporteer de administratie voor de belasting.

Favoriete routes

Sla routes op die je vaak rijdt, zodat je met één klik een rit registreert in plaats van adressen opnieuw te typen.

Voertuigen

Elke rit wordt gekoppeld aan een voertuig. Voordat je ritten kunt vastleggen, registreer je minstens één voertuig. TRONVoice zoekt de gegevens van het voertuig op bij de RDW (de Dienst Wegverkeer) op basis van het kenteken, zodat je alleen het kenteken hoeft te typen.

Een voertuig wordt gemarkeerd als zakelijk of privé. Dit bepaalt hoe ritten voor dat voertuig worden vastgelegd: bij zakelijke voertuigen worden kilometerstanden bijgehouden, bij privévoertuigen wordt de afstand direct vastgelegd. Zie Voertuigen beheren.

Ritten

Een rit is een enkele verplaatsing van een vertrekadres naar een aankomstadres op een bepaalde datum. Elke rit legt de gereden afstand vast en wordt geclassificeerd als zakelijk of privé. Je kunt een rit ook koppelen aan een klant en een omschrijving van het doel toevoegen. Zie Ritten vastleggen.

Favoriete routes

Rijd je regelmatig dezelfde verplaatsing, sla die dan op als favoriete route. Een favoriete route bewaart het vertrek- en aankomstadres, de afstand, het rittype en optioneel een klant. Daarna maak je met één klik een volledig vooraf ingevulde rit aan vanuit die route. Zie Favoriete routes.

Waar urenregistratie voor is

Urenregistratie is een aparte tool voor bedrijven die met onderaannemers werken. Je legt er per week de uren in vast die je onderaannemers hebben gewerkt, in een wekelijks rooster. Je keurt ze goed en zet goedgekeurde uren automatisch om in facturen.

Urenregistratie is alleen beschikbaar als onderaannemers aanstaan voor je organisatie. Zie je geen Uren-item in de navigatie, dan is deze functie niet actief voor je account.

Zie Urenregistratie voor de volledige werkwijze.

Aan de slag

1. Voeg je voertuigen toe

   Registreer elke auto, bestelwagen of motor die je gebruikt. De RDW-zoekopdracht doet het meeste typewerk voor je.

2. Leg je ritten vast

   Leg elke rit vast terwijl je rijdt, of in batches. Sla favoriete routes op voor verplaatsingen die je herhaalt.

3. Exporteer voor je boekhouder

   Aan het eind van een periode exporteer je de rittenadministratie als spreadsheet voor je administratie.