Hoe klanten een offerte online accepteren of afwijzen

Hoe klanten offertes accepteren of afwijzen in TRONVoice, wat er gebeurt na hun reactie, en hoe je een geaccepteerde offerte omzet naar een factuur.

Als je een offerte verstuurt, genereert TRONVoice een unieke, beveiligde link voor je klant. Inloggen is niet nodig. De klant klikt simpelweg op de link om het voorstel te bekijken en erop te reageren.

Hoe de klant de offerte ontvangt

De offerte-e-mail bevat:

• Een pdf-bijlage van de offerte
• Een persoonlijke online acceptatielink (de variabele {acceptatie_url} in je e-mailsjabloon)

Als de klant op de link klikt, komt die op een acceptatiepagina in jouw huisstijl, met je bedrijfsnaam of logo.

De acceptatielink is uniek per offerte en kan niet worden geraden of hergebruikt. TRONVoice legt vast wanneer de klant de pagina opent of de pdf bekijkt. Dat zie je terug in het tabblad Activiteit van de offerte.

Het acceptatieproces van de klant

Op de acceptatiepagina ziet de klant:

1. Een ingesloten pdf-voorbeeld van de offerte (met een link om die in een nieuw tabblad te openen)
2. Een korte samenvatting met het offertenummer, de geldigheidsdatum en het totaalbedrag
3. Een acceptatieformulier

Om te accepteren vult de klant in:

• De eigen naam
• Het eigen e-mailadres
• Een digitale handtekening: getekend met de muis of vinger op een handtekeningveld

Na het verzenden ziet de klant een bevestigingsscherm. De ondertekende offerte wordt opgeslagen en jij krijgt een melding per e-mail.

Om af te wijzen klikt de klant op Afwijzen en kan die optioneel een reden achterlaten.

Wat er gebeurt na een reactie

Als de klant accepteert

• De offertestatus verandert naar Geaccepteerd
• Je krijgt een melding per e-mail
• Op de detailpagina van de offerte zie je de acceptatiegegevens: naam, e-mailadres, datum, IP-adres en de digitale handtekening
• De offerte is klaar om te worden omgezet naar een factuur

Als de klant afwijst

• De offertestatus verandert naar Geweigerd
• Je krijgt een melding per e-mail
• De reden van afwijzing (als die is opgegeven) is zichtbaar op de detailpagina van de offerte
• Je kunt een nieuwe offerte voor dezelfde klant maken om je voorstel te herzien

Bekijk het tabblad Activiteit van een verzonden offerte om precies te zien wanneer de klant de pagina opende en de pdf bekeek, zelfs nog voordat die reageert.

Een geaccepteerde offerte omzetten naar een factuur

Zodra een offerte is geaccepteerd, verschijnt de actie Omzetten naar factuur op de detailpagina van de offerte.

1. Open de geaccepteerde offerte

   Ga naar Offertes en open de offerte met de status Geaccepteerd.

2. Zet om naar factuur

   Klik op Omzetten naar factuur (of Factureren in het actiemenu). TRONVoice maakt een nieuwe factuur met alle regels, totalen, btw-tarieven en klantgegevens overgenomen uit de offerte.

3. Controleer de factuur en verstuur

   De nieuwe factuur opent als concept. Controleer de gegevens, pas zo nodig de factuurdatum of vervaldatum aan en verstuur de factuur naar de klant.

Gesplitst factureren

Heb je een schema voor gesplitst factureren op de offerte ingesteld, dan staat elk deel apart vermeld op de pagina van de geaccepteerde offerte. Je kunt:

• Een factuur voor een enkel deel maken door op Factureren bij dat deel te klikken
• In één keer een factuur voor alle resterende delen maken
• Het schema negeren en het volledige bedrag in één keer factureren (alleen beschikbaar voordat er een deel is gefactureerd)

Een voortgangsbalk laat zien hoeveel van het totaal al is gefactureerd.

Verlopen offertes afhandelen

Een offerte verloopt automatisch zodra de geldigheidsdatum is verstreken. De acceptatielink van de klant werkt dan niet meer en toont een bericht dat de offerte is verlopen.

Wil je een klant meer tijd geven, bewerk dan de offerte en verleng de datum Geldig tot. Je verstuurt de bijgewerkte offerte daarna opnieuw, of je verwijst de klant terug naar dezelfde acceptatielink.

Geweigerde offertes afhandelen

Na een afwijzing kan de oorspronkelijke offerte niet opnieuw worden geopend voor acceptatie. Een nieuw voorstel maak je zo:

1. Open de geweigerde offerte
2. Klik op Dupliceren om een kopie als nieuw concept te maken
3. Pas de inhoud aan op basis van de feedback van de klant
4. Verstuur de nieuwe offerte

Het activiteitenlog op beide offertes houdt een volledige geschiedenis bij van wat er wanneer is verstuurd.