Voertuigen beheren

Registreer de voertuigen die je gebruikt voor rittenregistratie. Zoek voertuiggegevens automatisch op bij de RDW op basis van het kenteken, en ontdek hoe voertuigen en ritten samenhangen.

Een voertuig is elke auto, bestelwagen of motor die je gebruikt voor rittenregistratie. Elke rit die je vastlegt wordt gekoppeld aan een voertuig, dus je moet er minstens één registreren voordat je ritten kunt vastleggen.

Je beheert voertuigen onder Rittenregistratie → Voertuigen.

Een voertuig toevoegen

1. Open het voertuigoverzicht

   Ga naar Rittenregistratie → Voertuigen en klik op Nieuw voertuig.

2. Zoek het kenteken op

   Voer het kenteken in en gebruik de RDW-zoekopdracht. TRONVoice haalt de gegevens van het voertuig op bij de Dienst Wegverkeer en vult merk, model en voertuigtype automatisch in. Zie RDW-kenteken zoekopdracht hieronder.

   Je kunt de velden ook handmatig invullen als de zoekopdracht niets oplevert.

3. Kies hoe het voertuig wordt gebruikt

   Stel in of het voertuig zakelijk of privé is. Deze keuze bepaalt hoe ritten voor het voertuig worden vastgelegd, zie Hoe voertuigen en ritten samenhangen.

4. Vul de overige gegevens aan

   Vul de kilometerstand in en alle andere velden die van toepassing zijn. Zie Voertuigvelden voor de volledige lijst.

5. Sla het voertuig op

   Klik op Opslaan. Het voertuigrecord opent en toont de rittenhistorie en kilometerstatistieken.

RDW-kenteken zoekopdracht

De RDW is de Dienst Wegverkeer, de nationale voertuigautoriteit van Nederland. Elk geregistreerd Nederlands voertuig heeft een openbaar record bij de RDW, en TRONVoice kan dat record rechtstreeks in het voertuigformulier ophalen.

Als je een kenteken invoert en de zoekopdracht start, bevraagt TRONVoice het open voertuigregister van de RDW en vult automatisch in:

Veld	Bron
Merk	Het merk, opgemaakt met hoofdletter (bijvoorbeeld Volkswagen).
Model	De handelsbenaming, opgemaakt met hoofdletter.
Voertuigtype	Afgeleid van de RDW-voertuigcategorie naar personenauto, bestelauto, motor, bromfiets of anders.

Een Nederlands kenteken bestaat uit zes alfanumerieke tekens en moet zowel letters als cijfers bevatten. Je kunt het met of zonder streepjes invoeren, TRONVoice zet het automatisch in de juiste vorm. Klopt het formaat niet, dan start de zoekopdracht niet.

Zoekresultaten worden in de cache bewaard, dus hetzelfde kenteken nog eens opzoeken gaat direct. Heeft de RDW geen record voor het kenteken, bijvoorbeeld bij een buitenlands of ongeregistreerd voertuig, vul merk, model en type dan handmatig in.

Voertuigvelden

Veld	Toelichting
Kenteken	Verplicht. Wordt in hoofdletters opgeslagen. Gebruikt om het voertuig te identificeren en als basis voor de RDW-zoekopdracht.
Merk	Het merk van het voertuig. Ingevuld door de RDW-zoekopdracht of handmatig.
Model	Het model van het voertuig. Ingevuld door de RDW-zoekopdracht of handmatig.
Voertuigtype	Een van: Personenauto, Bestelauto, Motor, Bromfiets of Anders.
Privé voertuig	Markeert het voertuig als privé in plaats van zakelijk. Bepaalt hoe ritten worden vastgelegd.
Huidige kilometerstand	De huidige kilometerstand van het voertuig. Wordt automatisch bijgewerkt naarmate je zakelijke ritten vastlegt.
Datum in gebruik	De datum waarop je het voertuig in gebruik nam.
Actief	Of het voertuig op dit moment in gebruik is. Inactieve voertuigen verschijnen niet in het rittenformulier.
Notities	Vrije tekst met notities voor je eigen referentie.

Hoe voertuigen en ritten samenhangen

Elke rit is gekoppeld aan precies één voertuig, en de instelling zakelijk / privé van het voertuig bepaalt hoe de afstand wordt vastgelegd:

Zakelijk voertuig

Ritten houden kilometerstanden bij. Je voert de begin- en eindstand in, en TRONVoice berekent de gereden afstand. De huidige kilometerstand van het voertuig wordt na elke rit automatisch bijgewerkt.

Privévoertuig

Ritten leggen de afstand direct vast, kilometerstanden zijn niet nodig. Dit ondersteunt de zakelijke vergoeding van €0,23 per kilometer voor privéauto’s.

Als je een nieuwe rit start, vult TRONVoice de laatst bekende kilometerstand van het geselecteerde zakelijke voertuig vast vooraf in, zodat de volgende rit naadloos aansluit op de vorige.

Op de detailpagina van een voertuig zie je de rittenhistorie en de statistieken per jaar: totaal kilometers, zakelijke kilometers en privékilometers.

Een voertuig dat op het moment van een rit als privé is gemarkeerd, blijft privé voor het record van die rit, ook als je de instelling van het voertuig later wijzigt. Zo blijven historische ritten kloppen.

Voertuigen deactiveren en verwijderen

Hoe een voertuig wordt verwijderd, hangt af van of er ritten aan gekoppeld zijn:

• Voertuigen met ritten kun je niet verwijderen. In plaats daarvan wordt zo’n voertuig gedeactiveerd: het verdwijnt uit het rittenformulier, maar alle ritten en historie blijven bewaard.
• Voertuigen zonder ritten worden direct verwijderd.

Een voertuig deactiveren verwijdert nooit de ritten ervan. De kilometerhistorie blijft beschikbaar voor export en rapportage.

Voeg je een voertuig opnieuw toe met een kenteken dat eerder is verwijderd, dan herstelt TRONVoice het oorspronkelijke record in plaats van een dubbele aan te maken.