Productcategorieën

Groepeer je producten met categorieën om een grote catalogus overzichtelijk te houden en snel te filteren als je regels toevoegt aan facturen en offertes.

Categorieën zijn een eenvoudige manier om je productcatalogus op orde te houden. Naarmate je productenlijst groeit, kun je met categorieën bij elkaar horende items groeperen, bijvoorbeeld Consultancy, Softwarelicenties of Reiskosten, en de productenlijst terugbrengen tot precies wat je nodig hebt.

Categorieën gelden voor je hele organisatie, dus elke administratie gebruikt dezelfde set.

Categorieën bekijken

Ga naar Producten → Categorieën om de lijst Productcategorieën te openen. Per categorie zie je de naam, de omschrijving en of de categorie actief is. Gebruik het zoekveld en het statusfilter om snel een categorie te vinden.

Een categorie aanmaken

Je kunt een categorie op twee plekken aanmaken.

Vanuit de categorielijst

1. Open het formulier

   Klik in de lijst Productcategorieën op Nieuwe categorie.

2. Vul de gegevens in

   Voer een naam in (verplicht) en eventueel een omschrijving. Nieuwe categorieën zijn standaard actief.

3. Opslaan

   Sla de categorie op. Hij is direct beschikbaar in de categoriekeuze op het productformulier.

Tijdens het bewerken van een product

Met het snelle categorieformulier maak je een categorie aan zonder het productformulier te verlaten. Bestaat de categorie die je nodig hebt nog niet, voeg hem dan direct toe: voer een naam in, sla op, en de nieuwe categorie is meteen voor het product geselecteerd.

Categorienamen moeten uniek zijn binnen je organisatie. Voer je een naam in die al bestaat, dan vraagt het formulier je een andere te kiezen.

Een categorie bewerken en deactiveren

Open een categorie vanuit de lijst om de naam of omschrijving te bewerken, of om de actieve status te wijzigen.

Een categorie deactiveren verbergt hem in de categoriekeuze op het productformulier, maar verandert niets aan producten die er al aan gekoppeld zijn. Die producten houden hun categorie. Activeer de categorie op elk moment weer om hem opnieuw selecteerbaar te maken.

Deactiveer categorieën die je niet meer gebruikt in plaats van ze te verwijderen. Bestaande producten blijven georganiseerd en je kunt de categorie later weer terughalen.

Producten aan een categorie koppelen

De categorie van een product stel je in op het productformulier, bij het veld Categorie.

• Kies een bestaande categorie uit het uitklapmenu, of maak er direct een aan met het snelle formulier.
• Een product kan op een gegeven moment maar bij één categorie horen.
• Het categorieveld is optioneel. Producten zonder categorie werken gewoon op facturen en offertes.

Om een product opnieuw in te delen, open je het en kies je een andere categorie.

Een categorie verwijderen

Je kunt een categorie verwijderen vanuit de categorielijst, maar alleen als er geen producten aan gekoppeld zijn. Zitten er nog producten in een categorie, dan blokkeert TRONVoice het verwijderen en laat het je zien hoeveel producten er gekoppeld zijn.

Wil je een categorie verwijderen die in gebruik is, verplaats dan eerst de producten naar een andere categorie (of haal hun categorie weg), en verwijder de categorie daarna.

Filteren op categorie

Zodra je producten zijn ingedeeld, kun je de productenlijst op categorie filteren om sneller het juiste item te vinden. Dat is handig als je regels toevoegt aan een factuur of offerte vanuit een grote catalogus.

Voor al het andere over producten, zie Producten en diensten beheren.