Klanten en producten importeren

Breng je klanten en producten in bulk naar TRONVoice vanuit Excel of CSV. Een begeleide wizard herkent veelvoorkomende exportformaten, koppelt kolommen en markeert dubbele rijen voordat er iets wordt aangemaakt.

Stap je over naar TRONVoice vanuit een ander facturatieprogramma? Dan hoef je je gegevens niet opnieuw in te typen. De importwizard leest een Excel- of CSV-bestand, herkent veelvoorkomende exportformaten en laat je elke rij controleren voordat hij wordt aangemaakt.

Een import starten

Ga naar Importeren in de hoofdnavigatie of gebruik de knop Importeren op de klanten- of productenlijst. De wizard doorloopt vijf stappen:

1. Kies wat je wilt importeren

   Selecteer Klanten of Producten. Elk type heeft zijn eigen set velden.

2. Upload je bestand

   Upload een .xlsx-, .xls- of .csv-bestand van maximaal 10 MB. Voor een klantimport selecteer je ook de administratie waar de klanten bij horen. Heeft je account maar één administratie? Dan wordt die automatisch geselecteerd.

3. Koppel kolommen (indien nodig)

   TRONVoice probeert het formaat automatisch te herkennen. Herkent het het bestand? Dan gaat het meteen door naar het voorbeeld. Zo niet, dan koppel je elke kolom in je bestand aan een veld in TRONVoice.

4. Controleer het voorbeeld

   Controleer de rijen die worden geïmporteerd. Dubbele rijen worden gemarkeerd en standaard uitgevinkt. Vink rijen aan of uit waar nodig.

5. Voer de import uit

   Bevestig. TRONVoice maakt de geselecteerde gegevens aan en toont een samenvatting van de resultaten.

Ondersteunde bestandsformaten

De wizard accepteert Excel-bestanden (.xlsx, .xls) en CSV-bestanden (.csv). De eerste rij moet de kolomkoppen bevatten.

De wizard herkent automatisch exports uit verschillende populaire programma’s:

WeFact

Klanten en producten geëxporteerd uit WeFact.

Factuursturen

Klanten en producten geëxporteerd uit Factuursturen.

Moneybird

Klant- en productexports uit Moneybird.

Exact Online

Klant- en productexports uit Exact Online.

Wanneer het formaat wordt herkend, verschijnen de kolomnamen in de wizard (bijvoorbeeld WeFact of Factuursturen) en wordt de koppeling voor je geregeld. Elk ander bestand wordt behandeld als een gewoon werkblad en doorloopt de handmatige kolomkoppeling.

Kolommen koppelen

Wordt het formaat niet automatisch herkend, of klik je op Koppeling aanpassen? Dan koppel je elke kolom in je bestand aan een veld in TRONVoice. De wizard stelt koppelingen voor op basis van de kolomnaam en herkent zowel Nederlandse als Engelse koppen (zo koppelen bedrijfsnaam, company, naam en company_name allemaal aan de bedrijfsnaam).

Bij elke kolom zie je ook voorbeeldwaarden uit je bestand. Zo controleer je gemakkelijk of je het juiste veld hebt gekozen.

Klantvelden

Veld	Toelichting
Bedrijfsnaam	Verplicht. Bedrijfsnaam.
Contactpersoon	Contactpersoon.
E-mailadres(sen)	Een of meer e-mailadressen.
Telefoon	Telefoonnummer.
Mobiel	Mobiel nummer.
Adres	Straatadres.
Postcode	Postcode.
Plaats	Plaats.
Land	Land.
KvK-nummer	KvK-nummer.
Btw-nummer	Btw-nummer.
Notities/Opmerkingen	Vrij in te vullen notities.

Productvelden

Veld	Toelichting
Productnaam	Verplicht. Productnaam.
Artikelnummer / Productcode	Artikel- of leverancierscode.
Omschrijving	Standaardomschrijving van de factuurregel.
Prijs (excl. btw)	Stukprijs exclusief btw.
Eenheid	Maateenheid.
Categorie	Productcategorie.

Je moet het verplichte veld koppelen, Bedrijfsnaam voor klanten of Productnaam voor producten, anders laat de wizard je niet verdergaan. Kolommen die op Niet importeren blijven staan, worden overgeslagen.

Validatie en herkenning van dubbele rijen

Voordat er iets wordt aangemaakt, controleert de wizard je bestand:

• Bestandsveiligheid: uploads worden gescand en opgeschoond. Cellen die spreadsheetformules kunnen bevatten, worden onschadelijk gemaakt en het bestandstype wordt geverifieerd, niet alleen de extensie.
• Lege bestanden: een bestand zonder datarijen wordt geweigerd met een duidelijke melding.
• Herkenning van dubbele rijen: elke rij wordt gecontroleerd tegen je bestaande gegevens.

Dubbele rijen worden herkend op:

Importtype	Herkend op
Klanten	KvK-nummer, daarna bedrijfsnaam
Producten	Productnaam

Rijen die als dubbel zijn gemarkeerd, tonen de reden (bijvoorbeeld KvK-nummer bestaat al) en zijn standaard uitgevinkt. Een import opnieuw uitvoeren maakt dus geen kopieën aan. Gebruik Alleen nieuwe selecteren om alleen de rijen te importeren die geen duplicaat zijn, of overschrijf afzonderlijke rijen handmatig.

Na de import laat een samenvatting zien hoeveel gegevens er zijn aangemaakt, overgeslagen of mislukt.

Begin met een klein testbestand van een paar rijen om te controleren of je kolomkoppeling klopt en importeer daarna het volledige bestand.

Importeren vanuit boekhoudkoppelingen

Een import via een werkblad is niet de enige optie. Gebruik je een boekhoudprogramma? Dan kun je klanten rechtstreeks importeren via een koppeling, zonder dat je een bestand exporteert:

• Exact Online: synchroniseer klanten rechtstreeks vanuit je administratie in Exact Online. Zie Exact Online.

Bij een import via een koppeling blijft de verbinding met het bronsysteem bestaan, zodat gegevens in de loop van de tijd gesynchroniseerd kunnen blijven. Dat kan een eenmalige import via een werkblad niet.