Begrippenlijst

Een naslagwerk met de vaktermen, afkortingen en labels die je in TRONVoice tegenkomt, helder uitgelegd.

Werk je net als ondernemer met facturen, btw en banktransacties? Dan kom je in TRONVoice termen tegen die niet altijd voor zich spreken. Deze begrippenlijst legt de belangrijkste vaktermen, afkortingen en labels uit in begrijpelijke taal, zodat je precies weet wat er bedoeld wordt.

Gebruik de zoekfunctie van je browser (Cmd/Ctrl + F) om direct naar een term te springen.

Documenten en facturatie

Term	Uitleg
Factuur	Het centrale document in TRONVoice, dat je naar een klant stuurt om om betaling te vragen.
Conceptfactuur	Een factuur die nog in voorbereiding is. Hij heeft nog geen definitief factuurnummer en gebruikt een tijdelijke plaatsaanduiding CONCEPT-XXXXX.
Creditfactuur / Creditnota	Een document dat een eerder verstuurde factuur terugdraait of corrigeert. Het gecrediteerde bedrag wordt verrekend met toekomstige facturen of terugbetaald.
Deelfactuur	Een van meerdere facturen die je voor één geaccepteerde offerte aanmaakt, wanneer je een project in fasen factureert (gesplitst factureren).
Proformafactuur	Een voorbeelddocument dat geen fiscaal document is en geen betalingsverplichting met zich meebrengt. De klant ontvangt na akkoord een definitieve factuur.
Offerte	Een voorstel met prijzen dat je naar een klant stuurt. Zodra de klant akkoord gaat, kun je de offerte omzetten naar een factuur.
Herinnering	Een betalingsherinnering, een e-mail die automatisch naar een klant wordt gestuurd wanneer een factuur te laat is.
Abonnement	In de context van facturatie: een terugkerende factuur die TRONVoice automatisch met een vast interval aanmaakt. (Zie ook Abonnement onder Account en platform.)
Factuurregel	Eén te factureren item op een factuur, met aantal, omschrijving, stukprijs en btw.
UBL / e-factuur	Een elektronische factuur in het UBL 2.1 XML-formaat, een machineleesbare factuur die je rechtstreeks in boekhoudsoftware kunt importeren.

Statussen

Term	Uitleg
Concept	Het document is nog te bewerken en is nog niet verstuurd.
Verzonden	Het document is naar de klant verstuurd of als verstuurd gemarkeerd, en heeft zijn definitieve nummer gekregen.
Betaald	De betaling is bevestigd, automatisch of handmatig.
Vervallen	De betaaltermijn van de factuur is verstreken zonder dat er is betaald.
Geaccepteerd	De klant heeft de offerte geaccepteerd.
Geweigerd / Afgewezen	De klant heeft de offerte afgewezen.

Belastingen en regelgeving

Term	Uitleg
Btw	Belasting over de toegevoegde waarde, de Nederlandse omzetbelasting. Afhankelijk van de goederen of diensten geldt het tarief van 21% (standaard), 9% of 0%.
Btw-verlegd	De verschuldigdheid van de btw verschuift naar de klant. Op de factuurregel wordt dan geen btw berekend.
Btw-vrijgesteld	Er wordt geen btw berekend omdat er een wettelijke vrijstelling geldt.
Btw-nummer	Het btw-identificatienummer. De Nederlandse opbouw is NL123456789B01.
KvK / KvK-nummer	Het registratienummer dat de Kamer van Koophandel toekent en waarmee een bedrijf in het handelsregister staat ingeschreven.
VIES	Het VAT Information Exchange System van de EU. TRONVoice controleert het btw-nummer van een EU-klant hier in real time tegen.
ICP-opgave	De opgave van intracommunautaire prestaties, een periodieke melding van de omzet met verlegde btw aan zakelijke klanten in de EU, gegroepeerd per btw-nummer.
G-rekening	Een geblokkeerde rekening, een speciale bankrekening waarop een deel van een factuur wordt betaald. Hiermee worden de btw en loonheffingen veiliggesteld in de bouwsector.

Klanten en bedrijfsgegevens

Term	Uitleg
Klant	Een klantgegeven met contactgegevens, transactiegeschiedenis en gekoppelde documenten.
Onderaannemer	Een klant die is gemarkeerd voor urenregistratie en facturatie als onderaannemer. Dit is alleen beschikbaar wanneer de functie voor jouw organisatie is ingeschakeld.
Administratie	Een aparte bedrijfseenheid binnen je account, elk met een eigen factuurnummerreeks, logo, btw-instellingen en klantenlijst.
Organisatie	Je volledige TRONVoice-account, dat meerdere administraties kan bevatten.
IBAN	International Bank Account Number, het gestandaardiseerde bankrekeningnummer dat voor betalingen wordt gebruikt.
BIC	Bank Identifier Code, de SWIFT-code die een bank identificeert en die naast het IBAN wordt getoond.
Kenteken	Het kenteken van een voertuig, dat je invult bij geregistreerde voertuigen. Hiermee worden de voertuiggegevens opgehaald bij de RDW (de Nederlandse Dienst Wegverkeer).

Betalingen en bankzaken

Term	Uitleg
Incasso	Het rechtstreeks afschrijven van een factuurbedrag van de bankrekening van een klant via SEPA.
Machtiging / SEPA-machtiging	De eenmalige toestemming die een klant geeft, zodat je toekomstige betalingen via incasso kunt afschrijven.
Incassobatch	Een groep facturen die je samen op één gekozen incassodatum int.
Vooraankondiging	De e-mail die je minstens 14 dagen voor een incasso naar klanten stuurt, zoals de SEPA-regels voorschrijven.
Bankkoppeling	Een alleen-lezen koppeling met je zakelijke bankrekening (via Ponto) die transacties importeert om ze automatisch aan openstaande facturen te koppelen.
MT940	Een standaardformaat voor bankafschriftbestanden. Je gebruikt het om transacties handmatig te importeren wanneer je geen live bankkoppeling hebt.

Account en platform

Term	Uitleg
Credits	Het pay-as-you-go-saldo waarmee je documenten verstuurt. Elke verstuurde factuur of offerte kost €0,65 aan credits.
Opwaarderen	Credits toevoegen aan het saldo van je account.
Automatisch opwaarderen	Automatisch extra credits kopen wanneer je saldo onder een ingestelde grens zakt.
Abonnement	Een terugkerende platformkost, bijvoorbeeld voor extra administraties of bankkoppelingen. (Zie ook Abonnement onder Documenten en facturatie.)
Twee-factor-authenticatie (2FA)	Een extra stap bij het inloggen, waarbij je naast je wachtwoord ook een code invoert.
Huisstijl	De kleuren en het logo die op je facturen, offertes en e-mails worden toegepast, zodat ze passen bij de identiteit van je bedrijf.

Deze begrippenlijst behandelt de meest voorkomende termen. Kom je een term tegen die hier niet staat? Bekijk dan de bijbehorende functiepagina in deze documentatie. Daar wordt de term meestal uitgelegd op de plek waar je hem tegenkomt.