Facturen importeren en exporteren

Importeer historische facturen uit een ander systeem in TRONVoice met een begeleide wizard, en exporteer facturen naar Excel of CSV voor je boekhouder.

TRONVoice helpt je om factuurgegevens in en uit het platform te verplaatsen. Je kunt historische facturen importeren als je vanuit een ander systeem overstapt, en je facturen exporteren naar Excel of CSV, zodat je boekhouder ze kan verwerken.

Historische facturen importeren

Als je vanuit een andere facturatietool overstapt naar TRONVoice, kun je je oude facturen importeren als historische gegevens. Historische facturen houden je overzicht en statistieken compleet, zonder dat ze door de normale stroom van concept naar verzonden gaan.

Historische facturen zijn alleen-lezen. Ze kosten geen credits, versturen geen e-mails en kun je na het importeren niet bewerken. Ze bestaan puur als vastlegging van facturen die je hebt uitgegeven voordat je TRONVoice ging gebruiken.

Voordat je begint

Bereid een bestand voor in Excel (.xlsx, .xls) of CSV met één regel per factuur, of één regel per factuurregel als je export regeldetails bevat. De maximale bestandsgrootte is 10 MB. TRONVoice kan kolommen uit elk systeem lezen. Je koppelt ze tijdens de import aan de velden van TRONVoice.

De twee velden die aanwezig moeten zijn, zijn:

• Klantnaam
• Totaal excl. btw

Andere handige kolommen zijn factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, btw-bedrag, totaal incl. btw, betaalstatus, betaaldatum, referentie en contactgegevens van de klant.

De importwizard

Open Facturen → Historische facturen importeren. De wizard leidt je door zes stappen.

1. Uploaden

   Selecteer je Excel- of CSV-bestand en vul het bronsysteem in, de naam van de tool waar je vandaan komt. Dit wordt bij elke geïmporteerde factuur opgeslagen ter referentie.

2. Kolommen koppelen

   TRONVoice leest de kolomkoppen en stelt voor elke kolom een passend TRONVoice-veld voor. Controleer de voorstellen, pas de verkeerde aan en zet ongebruikte kolommen op — Niet importeren —. Er worden voorbeeldwaarden getoond, zodat je elke koppeling kunt controleren.

3. Voorbeeld bekijken

   Bekijk een voorbeeld van de regels zoals TRONVoice ze heeft geïnterpreteerd, zodat je koppelfouten kunt opmerken voordat je verdergaat.

4. Klanten koppelen

   TRONVoice koppelt elke regel op naam aan een bestaande klant. Het toont hoeveel regels zijn gekoppeld en hoeveel niet. Voor niet-gekoppelde regels kies je of je ze overslaat of automatisch nieuwe klanten aanmaakt.

5. Regels selecteren

   Alle importeerbare regels staan standaard geselecteerd. Vink losse regels aan of uit, of gebruik Selecteer alles / Deselecteer alles om precies te kiezen welke facturen je importeert.

6. De import uitvoeren

   Start de import. Die draait op de achtergrond, en de wizard toont de voortgang live: hoeveel facturen verwerkt, geïmporteerd en overgeslagen zijn, plus eventuele fouten.

Heeft je bestand één regel per factuurregel? Dan herkent TRONVoice de meerregelige opzet. In dat geval moet de kolomkoppeling ook een kolom bevatten die facturen groepeert (Bron factuur ID of Factuurnummer) en een regelomschrijving, zodat regels in de juiste facturen worden gegroepeerd.

Bij importeren worden echte factuurgegevens aangemaakt. Gebruik de stappen Voorbeeld bekijken en Regels selecteren om de gegevens eerst te controleren. Er is geen manier om een import in bulk ongedaan te maken.

Facturen exporteren voor je boekhouder

Je kunt je facturen exporteren naar een spreadsheet voor de boekhouding of om aan je boekhouder te geven.

1. Open de exportpagina

   Ga naar Facturen → Exporteren. Zorg dat eerst de juiste administratie is geselecteerd. Exporteren gebeurt per administratie.

2. Stel de periode in

   Kies een startdatum en een einddatum. Facturen worden geselecteerd op factuurdatum. De periode mag maximaal 3 jaar beslaan. Voor langere historie exporteer je in meerdere keren.

3. Kies een statusfilter

   Kies welke facturen je meeneemt:

   Optie	Bevat
   Alle	Verzonden, betaalde en verlopen facturen
   Alleen verzonden	Alleen facturen met de status Verzonden
   Alleen betaald	Alleen betaalde facturen
   Alleen verlopen	Alleen verlopen facturen

4. Kies het exporttype

   Kies wat elke regel voorstelt:

   • Facturen, één regel per factuur, met de btw uitgesplitst in kolommen per tarief.
   • Factuurregels, één regel per factuurregel, voor gedetailleerde analyse per regel.
5. Kies het formaat en download

   Kies Excel (.xlsx) of CSV en download het bestand.

Conceptfacturen worden nooit in een export meegenomen. Ze hebben geen fiscale betekenis. De export omvat altijd verzonden, betaalde en verlopen facturen binnen de periode die je hebt gekozen.

Wat de export bevat

De export Facturen heeft één regel per factuur met deze kolommen:

Kolom	Omschrijving
Factuurnummer, datums	Factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum
Klant	Klantnaam, KvK-nummer, btw-nummer, referentie
Bedragen	Subtotaal excl. btw, btw per tarief (21%, 9%, 0%, overig)
Btw-detail	Grondslag btw-verlegd, grondslag btw-vrijgesteld, totale btw
Totaal	Totaal incl. btw, valuta
Status	Status, betaaldatum, of het een creditfactuur is

De export Factuurregels splitst elke factuur uit naar de losse regels, zodat je boekhouder omschrijvingen, aantallen, prijzen en de btw per regel kan analyseren. Notitieregels worden niet meegenomen.

Hoe nu verder

• Een factuur aanmaken
• E-facturatie en pdf-export
• Facturen overzicht