Klanten beheren in TRONVoice

Voeg klanten toe, bewerk ze en houd ze georganiseerd. Zoek bedrijven op via het KvK-register, valideer EU-btw-nummers en bewaar alle klantgegevens op één plek.

Het klantengedeelte is je centrale adresboek. Elke factuur, elk abonnement en elke offerte die je aanmaakt, is gekoppeld aan een klant. Nauwkeurige en complete klantgegevens besparen je dus tijd op het hele platform.

Een klant toevoegen

1. Open de klantenlijst

   Ga naar Klanten in de hoofdnavigatie en klik op Nieuwe klant.

2. Zoek in het KvK-register (optioneel)

   Gebruik de KvK-zoekfunctie boven aan het formulier om een Nederlands bedrijf op naam of registratienummer te vinden. Als je een resultaat selecteert, worden de bedrijfsnaam, het KvK-nummer en het adres automatisch ingevuld.

3. Vul de klantgegevens in

   Vul minimaal de Bedrijfsnaam in. Alle andere velden zijn optioneel, maar wel aan te raden:

   Veld	Toelichting
   Bedrijfsnaam	Verplicht. Wordt ook gebruikt voor particuliere klanten.
   KvK-nummer	Het registratienummer bij de Kamer van Koophandel.
   Btw-nummer	Wordt in real time gevalideerd via de EU-dienst VIES.
   Adres	Straat, postcode, plaats, land.
   Contactpersoon	De naam van je vaste contactpersoon.
   E-mailadres	Wordt gebruikt om facturen te versturen. Ondersteunt meerdere adressen, gescheiden door komma’s of regeleinden.
   Telefoon	Optioneel telefoonnummer.
   Website	Wordt gebruikt om automatisch het bedrijfslogo op te halen.
   IBAN	Het bankrekeningnummer, relevant voor onderaannemers.
   Interne referentie	Je eigen code of kenmerk voor deze klant (bijvoorbeeld een CRM-referentie).
   Documenttaal	De taal die wordt gebruikt voor facturen en e-mails naar deze klant.

4. Sla de klant op

   Klik op Klant aanmaken. De klant opent meteen, zodat je notities, taken of bestanden kunt toevoegen.

KvK-opzoeken

Met de KvK-zoekfunctie vind je elk ingeschreven Nederlands bedrijf rechtstreeks vanuit het klantformulier. Typ een bedrijfsnaam of KvK-nummer en selecteer het juiste resultaat. De velden voor bedrijfsnaam, registratienummer, adres, plaats en postcode worden dan automatisch ingevuld.

Het KvK-opzoeken werkt het best met officiële handelsnamen. Levert de zoekopdracht geen resultaten op? Vul de gegevens dan handmatig in.

Btw-nummer valideren

Wanneer je een btw-nummer invoert voor een EU-klant, controleert TRONVoice dit in real time tegen de EU VIES-database. Een groene aanduiding bevestigt dat het nummer geldig is en geregistreerd staat.

De btw-instellingen worden ook automatisch herkend op basis van het land van de klant:

• Hetzelfde land als je administratie: de standaard btw-tarieven gelden.
• Een ander EU-land: de btw wordt automatisch op verlegd (btw-verlegd) gezet, zoals vereist is voor intracommunautaire leveringen.
• Buiten de EU: de btw wordt automatisch op vrijgesteld (btw-vrijgesteld) gezet, voor exportleveringen.

Je kunt deze instellingen handmatig overschrijven op het klantformulier.

Bedrijfslogo

Wanneer je een klant met een website of e-mailadres opslaat, haalt TRONVoice automatisch het bedrijfslogo van de website op. Het logo verschijnt op de klant en kun je gebruiken op facturen.

Het logo wordt automatisch ververst zodra de website of het e-mailadres verandert.

Klantdossier, notities en taken

Elke klant heeft drie ingebouwde hulpmiddelen om lopende informatie te beheren:

Dossier

Koppel bestanden rechtstreeks aan een klant, zoals contracten, ondertekende overeenkomsten of andere documenten die je bij elkaar wilt houden.

Notities

Voeg interne notities toe aan een klant. Notities zijn alleen zichtbaar voor je team en verschijnen nooit op facturen of e-mails.

Taken

Maak to-do’s die aan een klant zijn gekoppeld, zodat vervolgacties bij de juiste klant blijven.

Klanten importeren uit CSV of Excel

Heb je al een bestaande klantenlijst? Dan importeer je die in bulk in plaats van klanten één voor één toe te voegen.

1. Ga naar de importpagina

   Klik vanuit de klantenlijst op Importeren en download het voorbeeldsjabloon om het verwachte kolomformaat te zien.

2. Maak je bestand klaar

   Vul je gegevens in met het sjabloon. Verplichte kolom: bedrijfsnaam. Alle andere kolommen zijn optioneel.

3. Upload en bevestig

   Upload je CSV- of Excel-bestand. TRONVoice toont een voorbeeld van de rijen die het gaat importeren. Bevestig om de import af te ronden.

Dubbele klanten worden tijdens de import niet automatisch herkend. Controleer je bestand op dubbele bedrijfsnamen of KvK-nummers voordat je het uploadt.

Klanten in meerdere administraties

Heeft je account meer dan één administratie? Dan hoort elke klant bij een specifieke administratie. Via het overzicht Alle klanten in de hoofdnavigatie bekijk je alle klanten uit alle administraties tegelijk.

Wanneer je een klant aanmaakt vanuit het overzicht met alle klanten, kies je bij welke administratie de klant hoort.

Machtigingen beheren

Je kunt een SEPA-incassomachtiging aan een klant koppelen, zodat je factuurbedragen automatisch kunt incasseren. Zie SEPA-incasso voor de instelinstructies.