Voorraad en voorraadbeheer

Houd de voorraad per product bij, verdeel je voorraad over locaties, pas aantallen aan, verplaats voorraad tussen locaties en bekijk een volledige mutatiehistorie.

Voor producten die je als fysieke goederen verkoopt, kan TRONVoice de voorraad bijhouden. Zodra voorraadbeheer voor een product aanstaat, wordt elke wijziging in het aantal vastgelegd als voorraadmutatie. Zo heb je altijd een volledige, controleerbare historie van hoe de voorraad op zijn huidige waarde is gekomen.

Voorraadbeheer aanzetten

Voorraadbeheer stel je per product in. Zet op het productformulier Voorraad bijhouden aan en stel in:

• Huidige voorraad: het beginaantal.
• Minimumvoorraad: een drempel die een waarschuwing geeft bij lage voorraad.
• Voorraadlocatie: de locatie waar dit product ligt.
• Gedrag bij voorraad nul: kies waarschuwen (toestaan, maar een waarschuwing tonen) of blokkeren (het product niet op een factuur kunnen zetten zodra de voorraad nul is).

Voorraadbeheer kun je op elk moment aan- of uitzetten. Uitzetten stopt verdere registratie, maar de bestaande mutatiehistorie blijft bewaard.

Het voorraadoverzicht

Ga naar Voorraad om het voorraadoverzicht te openen. Het toont elk product met voorraadbeheer aan, met de huidige voorraad, de locatie en de voorraadstatus.

Gebruik de besturingselementen om de lijst te verfijnen:

• Zoek op productnaam of artikelnummer.
• Filter op locatie om te zien wat waar ligt.
• Filter op voorraadstatus om producten met een lage of lege voorraad naar boven te halen.

Vanuit het overzicht kun je de voorraad van een product aanpassen of een transfer starten zonder de pagina te verlaten.

Voorraadlocaties

Voorraadlocaties (Voorraadlocaties) staan voor de fysieke plekken waar je voorraad bewaart, zoals een magazijn, een winkel of een bus. Ze gelden voor je hele organisatie.

Beheer ze onder Voorraadlocaties:

1. Maak een locatie aan

   Klik op Nieuwe locatie, voer een naam in (verplicht) en eventueel een omschrijving, en sla op. Locatienamen moeten uniek zijn binnen je organisatie.

2. Koppel producten

   Stel de voorraadlocatie van een product in op het productformulier. Elk product met voorraadbeheer hoort bij één locatie.

3. Deactiveer als je hem niet meer gebruikt

   Een locatie deactiveren verbergt hem in de keuzelijsten, maar de bestaande gegevens blijven intact.

Een voorraadlocatie kun je alleen verwijderen als er geen producten aan gekoppeld zijn. Zitten er nog producten aan vast, dan blokkeert TRONVoice het verwijderen en laat het je zien hoeveel.

Hoe de voorraad verandert

Elke wijziging in de voorraad van een product wordt vastgelegd als voorraadmutatie. Elke mutatie bewaart het aantal, de voorraad voor en na de wijziging, het type wijziging, een optionele reden en, waar van toepassing, de betrokken gebruiker of factuur. De mutatietypes zijn:

Type	Wanneer het gebeurt	Effect
Factuur	Een product wordt gefactureerd	Voorraad daalt
Creditnota	Er wordt een creditfactuur opgesteld	Voorraad stijgt
Factuurwijziging	Het aantal op een factuurregel verandert	Voorraad wordt aangepast aan het verschil
Beginvoorraad	De beginvoorraad wordt ingesteld als voorraadbeheer start	Stelt de beginvoorraad in
Handmatige aanpassing	Je past de voorraad handmatig aan	Stijgt of daalt
Correctie	Een correctieboeking	Stijgt of daalt
Transfer (uit)	Voorraad verlaat een locatie bij een transfer	Voorraad daalt
Transfer (in)	Voorraad komt aan op een locatie bij een transfer	Voorraad stijgt

Voorraad handmatig aanpassen

Als je een levering ontvangt, beschadigde goederen afschrijft of een telling corrigeert, pas je de voorraad rechtstreeks aan vanuit het product of het voorraadoverzicht.

1. Open het aanpassingsvenster

   Kies bij een product met voorraadbeheer om de voorraad aan te passen.

2. Kies toevoegen of verwijderen

   Selecteer Toevoegen of Verwijderen.

3. Voer het aantal en de reden in

   Voer het aantal in en een reden (minimaal 3 tekens). Je kunt een voorgedefinieerde reden kiezen of zelf een reden typen:

   Toevoegen	Verwijderen
   Inkoop / levering ontvangen	Verkoop / uitgifte
   Retour van klant	Beschadigd / onbruikbaar
   Correctie na telling	Verlopen
   	Correctie na telling

4. Bevestig

   Het venster toont een voorbeeld van de voorraad na de wijziging. Bevestig om de mutatie vast te leggen.

Bij een handmatige aanpassing is een reden altijd verplicht. De reden wordt bij de mutatie opgeslagen, zodat de historie betekenisvol blijft.

Voorraad verplaatsen tussen locaties

Om voorraad van de ene naar de andere locatie te verplaatsen, gebruik je een voorraadtransfer. Een transfer legt twee gekoppelde mutaties vast: een Transfer (uit) op de bron en een Transfer (in) op de bestemming.

1. Open het transfervenster

   Start een transfer vanuit het voorraadoverzicht of vanuit een product.

2. Kies bron, bestemming en aantal

   Selecteer het bronproduct, de bestemmingslocatie en het aantal dat je wilt verplaatsen. Voeg eventueel een notitie toe. Het venster toont een voorbeeld van de voorraad van het bronproduct na de transfer.

3. Voer de transfer uit

   Bevestig. De voorraad daalt op de bron en stijgt op de bestemming.

Op de bestemming zoekt TRONVoice een bijpassend product (eerst op artikelnummer, dan op naam) en telt het aantal daarbij op. Is er geen match, dan wordt op de bestemmingslocatie een nieuw product aangemaakt met dezelfde gegevens, zodat de bestemming altijd iets heeft om de voorraad in te ontvangen.

Alleen producten met voorraadbeheer, een locatie en een positieve voorraad kunnen als bron van een transfer dienen.

De mutatiehistorie van een product bekijken

Elke mutatie wordt permanent bewaard. Om de volledige historie van een product te bekijken, open je het product en bekijk je de voorraadmutaties. De historie is verdeeld over pagina’s en toont per regel de datum, het type, het aantal, de voorraad voor en na de wijziging, de reden en de gekoppelde factuur of gebruiker waar van toepassing.

Zo heb je een volledig controlespoor: van beginvoorraad tot elke verkoop, retour, aanpassing en transfer.