Een factuur aanmaken in TRONVoice

Stapsgewijze handleiding om een factuur aan te maken in TRONVoice: kies een klant, voeg factuurregels toe, stel btw-opties in, pas kortingen toe en sla op.

Een factuur aanmaken in TRONVoice kost maar een paar stappen. Facturen beginnen als concept, dus je kunt rustig alle gegevens invullen voordat je verstuurt.

Een nieuwe factuur aanmaken

1. Open de factuureditor

   Ga naar Facturen in de zijbalk en klik op Nieuwe factuur. Heb je meer dan één administratie, kies dan de juiste uit de keuzelijst. Heb je er maar één, dan wordt die automatisch geselecteerd.

2. Selecteer een klant

   Kies de klant in de keuzelijst Klant. Alleen actieve klanten van de geselecteerde administratie worden getoond.

   Bestaat de klant nog niet, gebruik dan de optie + Nieuwe klant om er direct een aan te maken zonder het formulier te verlaten.

   Wanneer je een klant selecteert, past TRONVoice automatisch de btw-instellingen van die klant toe. Is de klant bijvoorbeeld ingesteld op btw-verlegd, dan worden de btw-velden automatisch aangepast.

   TRONVoice kan de factuurregels ook vast invullen op basis van je meest recente factuur voor deze klant. Je schakelt dit in of uit bij je administratie-instellingen (Factuurregels hergebruiken).

3. Stel de factuurdatum en betaaltermijn in

   De Factuurdatum staat standaard op vandaag. De Betaaltermijn (in dagen) bepaalt automatisch de vervaldatum. De standaard betaaltermijn komt uit je administratie-instellingen (meestal 30 dagen).

   Je kunt ook een Referentie instellen, een vrij invulveld dat op de factuur verschijnt. Handig voor inkoopordernummers of projectcodes.

4. Voeg factuurregels toe

   Klik op Regel toevoegen om een product of dienst aan de factuur toe te voegen.

   Voor elke regel:

   • Selecteer een product uit je catalogus of typ zelf een omschrijving.
   • Vul het aantal en de stuksprijs in.
   • Stel eventueel een eenheid in (bijvoorbeeld uren, stuks).
   • Groepeer de regel eventueel onder een locatie (handig bij projectfacturatie).

   Je kunt ook notitieregels toevoegen, regels met alleen tekst en zonder prijs. Handig voor opmerkingen of kopjes.

   Regels kun je verslepen om de volgorde te wijzigen, of omhoog en omlaag verplaatsen met de pijlknoppen.

   Je kunt prijzen invoeren inclusief btw door de optie Prijzen inclusief btw aan te zetten. TRONVoice rekent de prijs bij het opslaan van de regel automatisch om naar het bedrag exclusief btw.

5. Stel de btw in

   Btw stel je per factuurregel in. Voor elke regel kun je kiezen uit:

   Optie	Wanneer gebruik je dit
   Standaardtarief (21%, 9% of 0%)	Standaard voor de meeste producten en diensten die in Nederland worden verkocht.
   Btw-verlegd	Voor diensten aan btw-geregistreerde bedrijven in andere EU-landen. De btw wordt op 0% gezet en op de factuur staat vermeld dat de btw is verlegd.
   Btw-vrijgesteld	Voor diensten die wettelijk vrijgesteld zijn van btw, zoals bepaalde medische of onderwijsdiensten.

   Wanneer je btw-verlegd of btw-vrijgesteld kiest voor een regel, wordt het btw-tarief automatisch op 0% gezet en wordt de andere optie uitgeschakeld.

   Is je klant ingesteld als btw-verlegd-klant of als vrijgestelde klant, dan krijgen alle nieuwe regels automatisch die instelling.

6. Pas een korting toe (optioneel)

   Om een korting toe te passen op de hele factuur, vul je een Kortingspercentage in de factuurkop in. Deze korting wordt toegepast op het subtotaal voordat de btw wordt berekend.

   Voor kortingen op regelniveau vul je een percentage in het veld Korting op een afzonderlijke regel in.

7. Voeg bijlagen toe (optioneel)

   Je kunt bestanden aan de factuur toevoegen, bijvoorbeeld een urenstaat, pakbon of getekend contract. Ondersteunde formaten: pdf, Word, Excel, afbeeldingen (JPG, PNG) en platte tekstbestanden. De maximale bestandsgrootte is 10 MB per bestand.

   Zet Pdf’s samenvoegen met factuur aan om alle pdf-bijlagen samen te voegen tot één pdf-document wanneer je de factuur downloadt of verstuurt.

8. Sla het concept op

   Klik op Factuur opslaan om de factuur als concept aan te maken. Je kunt op elk moment terugkomen en de factuur aanpassen voordat je verstuurt.

   Er wordt een tijdelijk conceptnummer (CONCEPT-XXXXX) toegekend. Het permanente factuurnummer wordt pas toegekend wanneer de factuur wordt verstuurd.

Formaat van het factuurnummer

Wanneer een factuur wordt verstuurd, kent TRONVoice het volgende nummer in de reeks toe. Het formaat hangt af van je administratie-instellingen:

• Je stelt een voorvoegsel in voor je administratie (bijvoorbeeld F- of INV-).
• Je kunt [jaar] en [maand] als plaatsaanduidingen in het voorvoegsel opnemen. Zo levert F-[jaar]- bijvoorbeeld F-2025-00001 op.
• De reeks begint aan het begin van elk jaar opnieuw.

Je stelt het voorvoegsel in via Instellingen → Administratie → Factuurinstellingen.

UBL- / e-factuurformaat

Heeft je administratie UBL-export ingeschakeld, dan verschijnt er een UBL-knop op de factuurdetailpagina. Hiermee download je de factuur als UBL 2.1 XML-bestand, een gestructureerd elektronisch factuurformaat dat door de meeste Nederlandse en Europese boekhoudpakketten wordt geaccepteerd.

UBL-export moet per administratie worden ingeschakeld. Neem contact op met je beheerder of kijk bij Instellingen → Administratie → Factuurinstellingen.

Historische facturen importeren

Stap je over van een ander systeem, dan kun je bestaande facturen importeren als historische gegevens. Gebruik de optie Bestaande factuur importeren in de factuureditor. Je kunt het oorspronkelijke factuurnummer instellen en kiezen of je de factuur importeert als al verzonden of als al betaald.

Historische facturen doorlopen niet de normale route van concept naar verzonden en verbruiken geen credits.