Minox koppelen aan TRONVoice

Synchroniseer facturen en klanten automatisch tussen TRONVoice en het boekhoudpakket Minox via een beveiligde OAuth-koppeling, per administratie ingesteld.

Minox is een Nederlands online boekhoudpakket. Koppel TRONVoice aan Minox om je facturen automatisch als boekingen door te sturen, updates over de betaalstatus terug te ontvangen en je klanten te importeren. De integratie stel je per administratie in, dus je kunt meerdere Minox-omgevingen koppelen vanuit één TRONVoice-account.

De Minox-integratie wordt uitgerold. Op het scherm Integraties kan die op dit moment gemarkeerd staan als Binnenkort. De stappen hieronder beschrijven hoe de koppeling werkt zodra die voor jouw account is ingeschakeld.

De Minox-integratie is een instelling per administratie. Heb je meerdere administraties, stel dan de koppeling voor elke administratie apart in.

Minox koppelen

1. Open Integraties

   Ga naar Instellingen → Integraties en selecteer de administratie die je wilt koppelen. Klik op de tab Boekhouding.

2. Start de koppeling

   Klik op de kaart Minox en kies Koppelen. Je wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van Minox.

3. Geef TRONVoice toestemming

   Log in met je Minox-account en geef TRONVoice toegang. Na goedkeuring kom je automatisch terug in TRONVoice.

4. Selecteer een tenant en administratie

   Kies na het koppelen de Minox-tenant en administratie waarmee TRONVoice facturen moet synchroniseren. Heeft je Minox-account toegang tot gekoppelde tenants, dan zijn die allemaal te selecteren.

5. Stel grootboekrekeningen en btw-codes in

   Koppel de grootboekrekeningen, dagboeken en btw-codes die TRONVoice moet gebruiken bij het aanmaken van boekingen. Je kunt aparte rekeningen en btw-codes instellen voor verkopen met 21%, 9%, 0%, EU en niet-EU.

6. Opslaan

   Klik op Opslaan. De synchronisatie is nu actief.

TRONVoice haalt de beschikbare grootboekrekeningen, dagboeken en btw-codes rechtstreeks uit je geselecteerde Minox-administratie op, dus je kiest uit je eigen, echte rekeningschema.

Wat er synchroniseert

Facturen naar Minox

Wanneer een factuur in TRONVoice de status Verzonden krijgt, maakt TRONVoice automatisch een boeking aan in Minox. De boeking gebruikt dubbel boekhouden: de klantrekening wordt gedebiteerd voor het totaal inclusief btw, en je omzetgrootboekrekeningen worden per factuurregel gecrediteerd met de bijbehorende btw-code.

De factuur-pdf wordt aan de boeking gehangen, en TRONVoice bewaart de Minox-referentie op de factuur, zodat beide systemen altijd naar hetzelfde record wijzen. Creditfacturen worden geboekt als tegenboekingen.

Betaalstatus terug naar TRONVoice

TRONVoice controleert periodiek of facturen in Minox zijn voldaan. Zodra de openstaande post van een factuur op een saldo van nul komt, wordt de status in TRONVoice automatisch bijgewerkt naar Betaald.

Klanten synchroniseren

Wanneer je een factuur verstuurt, zorgt TRONVoice er eerst voor dat de klant in Minox bestaat. Bestaande Minox-klanten worden gematcht op btw-nummer of KvK-nummer om dubbele records te voorkomen. Wordt er geen match gevonden, dan wordt de klant aangemaakt.

Klanten importeren uit Minox

Je kunt je bestaande klantgegevens vanuit Minox in TRONVoice importeren met een begeleide wizard.

1. Open de importwizard

   Ga naar Instellingen → Integraties → Boekhouding → Minox en klik op Klanten importeren.

2. Haal klanten op

   TRONVoice haalt alle klanten uit je geselecteerde Minox-administratie op. Grote klantlijsten worden volledig geladen over meerdere pagina’s.

3. Bekijk en selecteer

   Elke klant wordt getoond met een dubbelcontrole. TRONVoice markeert klanten die al bestaan op Minox-ID, btw-nummer of KvK-nummer. Nieuwe klanten met een naam zijn alvast geselecteerd.

   Gebruik Alles selecteren, Alleen nieuwe selecteren of Alles deselecteren om je selectie aan te passen, of zet losse regels aan en uit.

4. Voer de import uit

   Klik om de geselecteerde klanten te importeren. Na de import zie je hoeveel klanten zijn aangemaakt, gekoppeld aan een bestaande TRONVoice-klant, overgeslagen en bij hoeveel er fouten waren.

Bestaande TRONVoice-klanten met hetzelfde btw-nummer of KvK-nummer als een Minox-klant worden automatisch gekoppeld, ze worden niet opnieuw aangemaakt.

Koppeling verbreken

Ga naar Instellingen → Integraties → Boekhouding → Minox en klik op Koppeling verbreken. De toegangstokens en de keuze van tenant en administratie worden verwijderd en de synchronisatie stopt. Facturen die al naar Minox zijn geëxporteerd, blijven ongewijzigd.

Minox en Exact Online kunnen niet tegelijk actief zijn. Verbreek de bestaande boekhoudintegratie voordat je een andere activeert.

Problemen oplossen

De koppeling is verbroken of de autorisatie mislukt

Toegangstokens van Minox hebben een beperkte geldigheidsduur. TRONVoice vernieuwt ze automatisch op de achtergrond. Mislukt het vernieuwen, bijvoorbeeld omdat je de toegang in Minox hebt ingetrokken, dan wordt de koppeling verwijderd. Loop de koppelstappen opnieuw door om de koppeling te herstellen.

”Tenant access denied”

Meldt TRONVoice dat de tenant niet is toegestaan, dan heeft je Minox-token geen toestemming voor de geselecteerde tenant. Verbreek de koppeling met Minox en koppel opnieuw, en zorg dat je toegang geeft tot alle tenants en rechten die TRONVoice opvraagt.

Een factuur is niet naar Minox geëxporteerd

Controleer het volgende:

• De factuur heeft de status Verzonden, conceptfacturen worden niet gesynchroniseerd.
• Er is een tenant en administratie geselecteerd in de Minox-instellingen.
• De Minox-koppeling heeft volledige schrijftoegang tot de geselecteerde administratie. Ontbreken er rechten, koppel Minox dan opnieuw.

De betaalstatus wordt niet bijgewerkt

TRONVoice synchroniseert betaalstatussen automatisch. Is een factuur in Minox voldaan terwijl de status in TRONVoice niet is veranderd, wacht dan een paar uur tot de volgende synchronisatie loopt. Blijft het probleem bestaan, controleer dan of de koppeling nog actief is.