Offertes versturen en beheren in TRONVoice

Ontdek hoe offertes werken in TRONVoice: statussen, de volledige levensloop van concept tot geaccepteerde factuur, en de belangrijkste functies voor het versturen van voorstellen.

Met offertes stuur je je klanten een professioneel voorstel voordat het werk begint. Zodra een klant akkoord geeft, zet je de offerte met één klik om naar een factuur. Je hoeft niets opnieuw in te voeren.

Levensloop van een offerte

Een offerte doorloopt een vaste reeks statussen, van aanmaken tot betaling:

Concept → Verzonden → Geaccepteerd → Factuur
                ↓
            Geweigerd
                ↓
            Verlopen

Status	Wat het betekent
Concept	De offerte wordt voorbereid. Je kunt alle velden nog aanpassen.
Verzonden	De offerte is per e-mail naar de klant gestuurd. Er staat een persoonlijke acceptatielink klaar.
Geaccepteerd	De klant heeft online akkoord gegeven. Klaar om om te zetten naar een factuur.
Geweigerd	De klant heeft afgewezen. Je ziet de reden (als die is opgegeven) en kunt een nieuwe offerte maken.
Verlopen	De geldigheidsdatum is verstreken zonder reactie.
Gearchiveerd	Handmatig gearchiveerd. De offerte blijft zichtbaar, maar valt buiten je standaardweergave.

Een offerte kan alleen worden geaccepteerd of geweigerd zolang de status Verzonden is en de geldigheidsdatum nog niet is verstreken. Zodra een offerte is verlopen, werkt de acceptatielink van de klant niet meer.

Belangrijkste functies

Online accepteren

Klanten krijgen een persoonlijke link waarop ze de pdf bekijken, digitaal ondertekenen en accepteren of afwijzen. Een account is niet nodig.

Omzetten naar factuur

Zet een geaccepteerde offerte met één klik om naar een factuur. Alle regels, totalen en klantgegevens gaan automatisch mee.

Sjablonen

Bewaar herbruikbare offerte-indelingen, inclusief voorbladen, regels en bijlagen, zodat een nieuwe offerte in seconden klaarstaat.

Gesplitst factureren

Splits een geaccepteerde offerte in meerdere facturen op basis van percentages. Handig voor projecten die je in fases factureert.

Geplande verzending

Stel een verzenddatum in de toekomst in. TRONVoice mailt de offerte dan automatisch op het juiste moment.

Meertalig

Maak offertes in het Nederlands, Engels, Duits, Frans of Spaans, afhankelijk van de voorkeurstaal van de klant.

Offertenummering

Offertenummers worden automatisch gegenereerd in het formaat OFF[jaar]-[volgnummer], bijvoorbeeld OFF2025-00001. Je past het voorvoegsel aan in je administratie-instellingen, inclusief plaatshouders zoals [jaar] en [maand].

Geldigheidsperiode

Elke offerte heeft een geldigheidsdatum (geldig_tot). Standaard stelt TRONVoice deze in op basis van het aantal dagen dat je in je administratie-instellingen hebt ingesteld. Je kunt de datum per offerte aanpassen bij het aanmaken of bewerken.

Kies een realistische geldigheidsperiode om urgentie te creëren zonder druk uit te oefenen. Voor de meeste dienstverlenende voorstellen is 14 tot 30 dagen gebruikelijk.