Bulkacties voor facturen

Selecteer meerdere facturen in TRONVoice en verstuur, herverstuur, markeer als betaald, stuur herinneringen, verwijder of download ze in één handeling.

Werk je met veel facturen tegelijk? Dan kun je in het facturenoverzicht meerdere facturen selecteren en in één keer dezelfde actie op allemaal toepassen. Dat scheelt tijd bij je maandelijkse facturatie, het innen van openstaande bedragen en de boekhouding.

Facturen selecteren

Elke regel in het facturenoverzicht heeft een selectievakje. Vink de vakjes aan naast de facturen waarop je een actie wilt uitvoeren, of gebruik Selecteer alles boven aan het overzicht om alle facturen op de huidige pagina te selecteren.

Zodra je een of meer facturen hebt geselecteerd, verschijnt er een bulkactiebalk die het aantal geselecteerde facturen en de beschikbare acties toont.

Elke bulkactie geldt alleen voor facturen met een geschikte status. Facturen die niet in aanmerking komen, worden automatisch overgeslagen. TRONVoice meldt hoeveel er zijn overgeslagen en waarom.

Beschikbare bulkacties

Verzenden (concept)

Verstuur geselecteerde conceptfacturen voor het eerst per e-mail.

Opnieuw verzenden

Verstuur facturen die al verstuurd zijn opnieuw, zonder hun status of nummer te wijzigen.

Markeer als betaald

Markeer geselecteerde verstuurde facturen in één keer als betaald.

Verstuur herinnering

Verstuur de volgende betalingsherinnering voor elke geselecteerde verlopen factuur.

Verwijderen (concept)

Verwijder geselecteerde conceptfacturen definitief.

Downloaden

Download geselecteerde facturen als pdf’s in één zip-bestand.

Conceptfacturen in bulk versturen

Gebruik Verzenden (concept) om conceptfacturen voor het eerst te versturen.

1. Selecteer conceptfacturen

   Vink de vakjes aan naast de concepten die je wilt versturen.

2. Open de bulkacties

   Kies in de bulkactiebalk voor Verzenden (concept).

3. Kies ontvangers en bevestig

   Kies of je naar de klanten, de administraties of allebei verstuurt en bevestig. TRONVoice verwerkt elke factuur op volgorde, kent factuurnummers toe en trekt per factuur een credit af.

Facturen worden met een waarschuwing overgeslagen als:

• De administratie geen IBAN heeft ingesteld.
• Vandaag een uitgesloten factuurdag is voor de klant.
• Je onvoldoende credits hebt voor het aantal geselecteerde facturen. TRONVoice brengt je dan naar de pagina om bij te kopen.

Facturen in bulk opnieuw versturen

Gebruik Opnieuw verzenden om een nieuwe kopie te versturen van facturen die al de status Verzonden of Betaald hebben. Kies de ontvangers en bevestig. Opnieuw versturen verandert de factuurstatus of het nummer niet en kost geen extra credits.

In bulk markeren als betaald

Gebruik Markeer als betaald om in één keer de betaling van meerdere verstuurde facturen vast te leggen.

In het venster kun je optioneel instellen:

• Een betaaldatum (Betaald op) die op alle geselecteerde facturen wordt toegepast. Standaard is dit vandaag.
• Een betaalreferentie (Betaal referentie) die op alle geselecteerde facturen wordt toegepast.

Alleen facturen met de status Verzonden worden als betaald gemarkeerd. De rest wordt overgeslagen. Staan de betaalbevestigingsmails aan voor de administratie? Dan ontvangt elke klant een bevestiging.

In bulk herinneringen versturen

Gebruik Verstuur herinnering om voor elke geselecteerde verlopen factuur de volgende herinneringsstap te versturen. TRONVoice slaat automatisch facturen over die geen herinnering kunnen ontvangen, bijvoorbeeld facturen zonder e-mailadres van de klant, met de verkeerde status of uitgesloten van herinneringen.

Conceptfacturen in bulk verwijderen

Gebruik Verwijderen (concept) om geselecteerde conceptfacturen en hun regels definitief te verwijderen.

Alleen conceptfacturen kun je verwijderen. Verstuurde, betaalde of gecrediteerde facturen worden overgeslagen. Die hebben een vast factuurnummer en kunnen niet worden verwijderd. Verwijderen kun je niet ongedaan maken.

In bulk downloaden

Gebruik Downloaden om de geselecteerde facturen als pdf te exporteren.

• Selecteer je één factuur, dan wordt die direct als pdf gedownload.
• Selecteer je meerdere facturen, dan bundelt TRONVoice alle pdf’s in één zip-bestand met de naam Facturen-JJJJ-MM-DD.zip.

Heeft een factuur de optie bijlagen samenvoegen ingeschakeld? Dan wordt de samengevoegde pdf (factuur plus pdf-bijlagen) opgenomen in plaats van de losse factuur.

Hoe nu verder

• Een factuur versturen
• Betalingsherinneringen
• Facturen exporteren voor je boekhouder