Taken: organiseer je opvolgwerk

Maak taken aan in TRONVoice, stel deadlines en statussen in, koppel taken aan klanten, facturen of offertes, voeg bestanden toe en beheer organisatiebrede taken.

Taken zijn de ingebouwde takenlijst van TRONVoice. Gebruik ze om opvolgacties bij te houden, zoals een betaling achter een offerte aanjagen, een offerte voorbereiden of een klant bellen. Zo blijft elke actie verbonden met het record waar het over gaat. Een taak kan op zichzelf staan of gekoppeld zijn aan een klant, factuur, offerte of een ander record.

Een taak aanmaken

1. Open de takenlijst

   Ga naar Taken in het hoofdmenu en klik op Nieuwe taak.

2. Vul de taakgegevens in

   Vul de velden van de taak in:

   Veld	Toelichting
   Taaknaam	Verplicht. Een korte, duidelijke omschrijving van minimaal 3 tekens.
   Omschrijving	Optionele uitgebreidere notities over wat er moet gebeuren.
   Status	De beginstatus. Nieuwe taken staan standaard op Te doen.
   Toegewezen aan	Een of meer collega’s in je organisatie. Laat leeg voor een taak zonder toegewezen persoon.
   Deadline	Optionele datum en tijd waarop de taak klaar moet zijn.

3. Koppel de taak aan een record (optioneel)

   Kies een Type en zoek het record dat je wilt koppelen. Zie Een taak aan een record koppelen.

4. Sla de taak op

   Klik op Taak aanmaken. De taak opent meteen, zodat je bijlagen of notities kunt toevoegen.

Wijs je een taak toe aan een collega, dan krijgt die persoon een e-mailmelding. Over taken die je aan jezelf toewijst, krijg je geen melding.

Deadlines

Een taak kan een optionele deadline hebben, een datum en tijd waarop de taak klaar moet zijn. Op de taak en in de lijst krijgen deadlines een kleurcode:

• Grijs, de deadline ligt in de toekomst en is nog niet dichtbij.
• Oranje, de deadline valt binnen de komende 24 uur.
• Rood, de deadline is verstreken terwijl de taak nog openstaat (te laat).

Afgeronde en geannuleerde taken tellen niet meer mee als te laat.

Taakstatus

Elke taak heeft een van vijf statussen. De status bepaalt of de taak meetelt als open of klaar.

Status	Telt als
Te doen	Open
In behandeling	Open
Wacht op klant	Open
Afgerond	Klaar
Geannuleerd	Gesloten

Je kunt de status op elk moment wijzigen, vanaf de taak zelf of vanuit de lijst. Zodra een taak naar Afgerond gaat, legt TRONVoice het tijdstip van afronden automatisch vast. Zet je een afgeronde taak weer op Te doen, dan opent de taak opnieuw en wordt dat tijdstip gewist.

Gebruik Wacht op klant voor taken waarbij de volgende stap niet bij jou ligt, bijvoorbeeld als je wacht op een getekende offerte of een ontbrekend document. De taak blijft zo open zonder je actieve lijst met te doen-taken te vervuilen.

Afronden en heropenen

Vanuit de takenlijst of de detailpagina van een taak kun je:

• Een taak afronden, dit zet de status op Afgerond.
• Een afgeronde taak heropenen, dit zet de status terug op Te doen.

Een taak aan een record koppelen

Een taak kun je aan één record koppelen, zodat het opvolgwerk verbonden blijft met de juiste plek. De volgende recordtypen kun je koppelen:

Klant

Koppel een taak aan een klant, bijvoorbeeld “Bellen over verlenging”.

Factuur

Koppel een taak aan een factuur, bijvoorbeeld “Achterstallige betaling opvolgen”.

Offerte

Koppel een taak aan een offerte, bijvoorbeeld “Handtekening achterna”.

Abonnement

Koppel een taak aan een terugkerend abonnement.

Product

Koppel een taak aan een product.

Locatie

Koppel een taak aan een locatie.

Kies in het taakformulier het Type en gebruik het zoekvak om het record te vinden. De zoekfunctie toont de 15 meest relevante resultaten en kijkt alleen binnen de huidige administratie. Taken kun je ook aan een administratie zelf koppelen.

Je kunt ook een taak aanmaken die al gekoppeld is: open het paneel Taken op een record (zie hieronder), dan vult TRONVoice de koppeling alvast voor je in.

Het takenpaneel op records

Pagina’s van klanten, facturen, offertes en andere records hebben een paneel Taken. Het paneel toont alle taken die aan dat record gekoppeld zijn, gesorteerd op status en daarna op deadline.

Vanuit het paneel kun je:

• Een taak toevoegen, dit opent een inline formulier voor een taaknaam, omschrijving, deadline en toegewezen personen. De nieuwe taak wordt automatisch gekoppeld aan het record dat je bekijkt.
• De status van een taak wijzigen, inclusief afronden of heropenen.
• Afgeronde taken tonen, schakel dit aan om afgeronde taken in het paneel mee te nemen. Standaard zie je alleen open taken.
• Een taak verwijderen, je kunt alleen taken verwijderen die je zelf hebt aangemaakt.

In de paneelkop staat een teller met het aantal open taken, zodat je in één oogopslag ziet of er bij een record nog werk ligt.

Bijlagen bij taken

Elke taak heeft een eigen sectie voor bijlagen. Gebruik die om relevante bestanden bij de taak te bewaren, zoals een gescand document, een screenshot of een contract.

• Upload een of meer bestanden tegelijk.
• Ondersteunde bestandstypen: PDF, Word, Excel, afbeeldingen (JPG, PNG, GIF, WebP) en platte tekst of CSV.
• Maximale grootte: 10 MB per bestand.
• Je kunt bijlagen op elk moment downloaden of verwijderen.

Persoonlijke en organisatiebrede taken

De meeste taken horen bij één administratie, ze verschijnen alleen als je in die administratie werkt. Zo houd je de takenlijst van elke onderneming gescheiden.

Accountantsorganisaties kunnen daarnaast organisatietaken aanmaken. Die zijn niet aan één administratie gekoppeld en zichtbaar binnen de hele organisatie.

• Schakel bij het aanmaken van een taak de optie organisatieniveau in om de taak organisatiebreed te maken. Een organisatiebrede taak heeft geen administratie.
• Organisatiebrede taken hebben een eigen pagina, die je bereikt via Organisatietaken in het menu.
• Koppelen werkt ook op organisatieniveau: zoek je naar een record om te koppelen, dan kijkt de zoekfunctie in elke administratie van de organisatie.

Organisatiebrede taken zijn alleen beschikbaar voor accountantsorganisaties. Is jouw organisatie een gewone onderneming, dan horen alle taken bij een administratie.

De takenlijst filteren

De takenlijst toont standaard de open taken. Je verfijnt de lijst met:

• Status, open, afgerond of een specifieke status.
• Toegewezen aan, een specifieke collega, taken die aan jou zijn toegewezen of taken zonder toegewezen persoon.
• Type, alleen taken die aan een bepaald recordtype zijn gekoppeld.
• Zoeken, vindt overeenkomsten in de taaknaam of omschrijving.

Tabtellers laten zien hoeveel open en afgeronde taken bij je huidige weergave passen.